Esta especificação descreve os requisitos utilizados como base para o desenvolvimento do módulo de Cadastro de Produtos do software Tecsystem Facture-e e suas principais operações.
O Cadastro de Produtos é a base para diversas operações do sistema. Os produtos são necessários para as seguintes operações:
Controle de Estoque;
Controle de Produção;
Controle de Perdas;
Emissão de Notas Fiscais;
Relatórios diversos (relacionados à movimentação do estoque);
Geração de registros do SINTEGRA (Registro 74 - Inventário) e integração com o software DIEF (SEFAZ).
O cadastro de produtos reúne todas as informações dos produtos (valores, tributação, estoque, etc) e constitui um módulo centralizado para a realização de todas as operações relativas aos mesmos.
O cadastro de produtos permite que o usuário trabalhe com tipos diferentes de produtos:
Mercadoria
Matéria-prima
Embalagem
Produto em processo
Produto acabado
Subproduto
Produto intermediário
Material de uso e consumo
Ativo imobilizado
Serviços
Insumo
Outros
Um produto poderá conter n descrições para si, essas descrições poderão ser utilizadas no cadastro de itens de notas fiscais. O produto deverá conter ao menos uma descrição padrão para que seu cadastro possa ser salvo pelo usuário.
A lista de descrição do produto foi criada no sistema única e exclusivamente a fim de atender a importação de uma nota fiscal através de seu XML. Essa utilização ocorre da seguinte forma: a descrição do item contido no XML é comparada com a lista de descrições de produtos no BD, caso uma descrição no BD seja idêntica a descrição do item do XML o sistema recupera o produto que contém essa descrição e insere seus dados na importação da nota, evitando assim o retrabalho do usuário em ter que selecionar um produto equivalente ao item do XML.
Caso uma descrição de um produto x seja equivalente a uma descrição de outro produto y o sistema deverá recuperar o primeiro produto encontrado na consulta ao BD, caso o produto selecionado pelo sistema não seja o produto que o usuário deseje ele poderá alterar para o produto desejado.
As unidades de medida de um produto são usadas para que o sistema possa suportar operações com diferentes unidades de medida para um mesmo produto. Estas operações são necessárias principalmente para a emissão de notas fiscais complementares e para a composição de produtos durante a produção.
Cada produto tem seu próprio esquema de unidades de medida onde deverão ser definidas:
Unidade de medida principal: Esta unidade de medida será considerada a unidade padrão do produto. É através dela que o estoque do produto será contabilizado, que os relatórios serão criados e que a quantidade do produto será informada no SINTEGRA e na escrituração fiscal. Cada produto deverá ter apenas uma unidade principal;
Unidades de medida auxiliares: Demais unidades de medida pelas quais o produto pode ser utilizado. Cada produto pode ter quantas unidades de medida forem necessárias.
As unidades de medida devem conter as seguintes informações:
Tipo: Cada unidade deve ser definida como principal ou auxiliar, como descrito acima;
Sigla: Sigla que identifica a unidade de medida (Ex: SC, KG, UN, …);
Descrição: Descrição da unidade de medida, utilizado para facilitar sua identificação (Ex: Sacas, Quilos, Unidades, …);
Fator de conversão: Fator utilizado para realizar a conversão da unidade que está sendo definida para a unidade principal do produto. Caso a unidade que está sendo definida seja a unidade principal, o fator de conversão será sempre 1. O fator de conversão deve conter, no mínimo, 10 (dez) casas decimais, para que os erros de arredondamento sejam minimizados;
Método de arredondamento: O sistema deve permitir a definição de dois tipos diferentes de arredondamento: Arredondamento normal, utilizado pelas unidades auxiliares, que define como os valores decimais decorrentes da conversão entre unidades serão arredondados, e o Arredondamento de inteiros, utilizado pela unidade principal, que define como os valores inteiros serão obtidos quando necessário. Cada tipo de arredondamento deve permitir a utilização de um dos dois métodos a seguir:
Arredondar: Quando este método de arredondamento estiver selecionado, os valores decorrentes da conversão serão arredondados para o número de casas decimais do campo em questão, de acordo com as regras gerias de arredondamento;
Truncar: Quando este método de arredondamento estiver selecionado, os valores decorrentes da conversão serão truncados de acordo com o número de casas decimais do campo em questão;
Utilizar a unidade de medida como tributável nos documentos de exportação: O sistema deverá utilizar a unidade de medida como tributável quando uma NF-e de exportação for emitida. O usuário poderá utilizar uma unidade comercial diferente da marcada como tributável que o sistema sempre fará a conversão e a utilização da unidade como tributável. Essa técnica será utilizada apenas em notas com finalidade de exportação.
As unidades são definidas por sigla. A sigla poderá se repetir nas unidades de medida de um produto, entretanto o fator de conversão e a descrição deverão ser diferentes. Após o uso de uma unidade de medida o sistema não deve permitir que seus dados sejam modificados, a fim de impedir que as operações sejam calculadas de maneiras diferentes em diversas situações.
A apresentações das unidades de medida deverão conter a sigla seguida da descrição para facilitar a utilização das mesmas pelo usuário.
A conversão de unidades se dará sempre de uma unidade auxiliar para a unidade principal do produto. O cálculo do valor será sempre realizado através de uma operação de multiplicação, como definido abaixo:
Nova quantidade (Unidade Principal) = Quantidade atual (Unidade Auxiliar) * Fator de conversão (Unidade Auxiliar)
Para que a operação seja realizada de forma correta, é necessário encontrar um fator de conversão adequado. O método mais fácil de se obter este fator é dividir a unidade principal pela unidade auxiliar. Exemplos:
De quilos (KG) para sacas (SC) de café: 60 KG correspondem a 1 SC. Logo, o fator de conversão KG → SC será 1/60, ou 0,0166666666.
De toneladas (TON) para sacas (SC) de café: 1 TON corresponde a 16,6666666666 SC. Logo, o fator de conversão TON → SC será 16,6666666666/1, ou 16,6666666666.
De mililitros (ML) para litros (L): 1000 ML corresponde a 1 L. Logo, o fator de conversão ML → L será 1/1000, ou 0,001.
Um produto acabado, ou seja, fabricado pela empresa usuária do sistema, pode ter sua composição definida caso o usuário opte por controlar a produção através do sistema. Para isso, é necessário que o sistema permita a vinculação de insumos e matérias-primas como partes componentes de um produto acabado.
além disso, o sistema deve permitir que o usuário vincule os produtos residuais e as perdas inerentes ao processo de fabricação deste produto, para que as devidas movimentações de estoque sejam geradas corretamente durante a produção.
O sistema deve permitir a definição de três tipos de componente:
Composição do produto: Nesta categoria devem estar todos os produtos que fazem parte da composição do produto final: insumos, matérias-primas, embalagens, etc. O estoque dos produtos que compõem esta lista será sempre debitado após cada operação de produção;
Produtos residuais derivados da produção: Caso o processo de produção gere algum outro produto (diferente do produto final) como resultado, este(s) produto(s) podem ser considerados como resíduos da produção. Neste caso, a cada operação de produção, o estoque dos produtos residuais será creditado;
Perdas inerentes à produção: Em alguns processos produtivos é comum ocorrerem perdas de produtos. Caso estas perdas sejam previsíveis, é possível vincular quais produtos são perdidos durante a produção para que o sistema calcule a quantidade perdida para cada operação de produção. O estoque dos produtos que compõem esta lista será sempre debitado após cada operação de produção;
Para cada um dos componentes definidos para um determinado produto, deverá ser possível definir (além dos dados do produto previamente cadastrado):
Unidade de medida: Cada componente pode ter a quantidade calculada de acordo com uma de suas unidades de medida previamente definidas;
Quantidade: Quantidade que será debitada ou creditada no estoque do componente a cada operação de produção do produto final;
Tipo de contagem: Forma de definir a quantidade de cada componente a ser utilizada na produção. O sistema deve trabalhar com os seguintes tipos de contagem:
Proporcional: A cada unidade do produto final que for produzida, será debitada ou creditada a quantidade definida para o componente em seu estoque;
Faixa de valores: Para cada faixa de produção gerada (quantidade), uma determinada quantidade do componente é debitada ou creditada em seu estoque;
Fixa: Para cada atividade de produção, independente da quantidade produzida, uma determinada quantidade do componente é debitada ou creditada em seu estoque;
Variável: A quantidade varia para cada operação de produção. Neste caso, o usuário terá que informar a quantidade que será debitada ou creditada no estoque do componente;
O sistema não devera permitir a inclusão de dois ou mais componentes referentes ao mesmo produto em uma mesma categoria. É preciso impedir também que o próprio produto acabado seja incluído como um de seus componentes.
Além disso, caso o sistema esteja configurado para impedir que produtos acabados componham um outro produto, o sistema deve impedir que produtos com esta classificação façam parte dos componentes de um produto.
Faz-se necessário identificar e caracterizar todos os bens ou componentes do Ativo Imobilizado conforme os Pontos de Verificação.
As informações sobre a utilização do bem será utilizado na EFD-Fiscal.
Observações de lançamento fiscal e ajustes.
Código ANP: Código específico para combustíveis.
Descrição ANP: Descrição do código.
CODIF: Sistema de Controle do Diferimento do Imposto nas Operações com AEAC.
Durante o cadastro de produtos, as seguintes configurações devem ser observadas:
Impedir o uso de mercadorias e produtos acabados na composição de produtos: Esta opção, quando ativa, impede que o usuário do sistema utilize, na composição de produtos acabados, os produtos classificados como Mercadoria ou Produto Acabado no Cadastro de Produtos. Por padrão esta opção deve estar ativa.
Durante a emissão de notas fiscais, as seguintes configurações devem ser observadas:
Impedir a venda de produtos sem saldo em estoque: Esta opção, quando ativa, deve impedir que produtos com saldo em estoque igual ou menor do que zero sejam incluídos no quadro de itens da Nota Fiscal. Por padrão esta opção deve estar ativa;
Impedir a venda de insumos e matérias-primas: Esta opção, quando ativa, deve impedir que o usuário do sistema inclua, no quadro de itens da Nota Fiscal, produtos classificados como Insumo ou Matéria-prima no Cadastro de Produtos. Por padrão esta opção deve estar ativa;
A tabela IBPTax será usada para validar o campo NCM no cadastro de produtos;
NCM 00000000 não será validado pelo sistema.
NCM 00 será validado com relação ao tipo de produto. Se o produto for do tipo serviço o sistema deverá aceitar, caso o produto não for do tipo serviço o sistema deverá bloquear o cadastro.
Os campos da aba IPI devem ficar habilitados somente se o tipo do produto for produto acabado ou material de uso e consumo.
Caso o tipo do produto selecionado for diferente de produto acabado ou material de uso e consumo, o sistema deverá limpar os campos de IPI.
A lista de unidades de medida deverá ser ordenada pelo “tipo” descendente e pelo “código” ascendente. Ex: Tipo 'PRINCIPAL' sempre deverá aparecer no topo da lista, as demais unidades, 'AUXILIAR', deverão ser exibidas pelo código ascendente.
O sistema deverá cadastrar um saldo inicial igue a zero para o produto no momento da inclusão do mesmo. A data do saldo será a data atual.
O sistema deverá impedir o cadastro de valor negativo para os campos peso bruto e peso líquido.
Os campos GTIN e GTIN tributável devem aceitar somente número pois será validado pela Sefaz. Caso o produto não possua GTIN deverá ser informado o texto “SEM GTIN” no cadastro do produto.
O sistema deverá validar o preenchimento do CEST, caso ele seja preenchido ele deverá conter 7 caracteres.
O sistema deverá exibir, na lista de possíveis itens de composição do Produto acabado, apenas os produtos classificados como Insumo;
Quando a opção “Permitir o uso de Mercadorias na composição de Produtos acabados” estiver ativa:
O bem ou componente deverá ter código individualizado atribuído pelo contribuinte em seu controle patrimonial do ativo imobilizado e não poderá ser reutilizado, duplicado, atribuído a bens ou componentes diferentes;
A discriminação do bem ou componente deve indicar precisamente o mesmo, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo bem ou componente no mesmo período ou discriminações genéricas;
A identificação do tipo de ativo imobilizado será sempre “Bem”, ou seja nunca será um “Componente”;
É obrigatório informar o número total de parcelas a serem apropriadas;
É obrigatório informar o Centro de Custo onde o bem está sendo ou será utilizado;
É obrigatório descrever a função do bem na atividade do estabelecimento;
É facultativo informar a vida útil do bem, em números de meses
O sistema deve exibir, na lista de possíveis itens da Nota Fiscal, apenas os produtos classificados como Mercadoria, Produto acabado ou Kit de produtos;
Ao incluir um Kit de produtos na Nota Fiscal, a descrição do Kit não deve ser adicionada à lista de produtos. Ao invés disso, devem ser adicionados à lista todos os produtos que compõem o kit, com suas respectivas quantidades pré-configuradas na montagem do kit;
Quando a opção “Permitir a inclusão de Insumos nas Notas Fiscais de saída” estiver ativa:
Validação do campo referência de acordo com a configuração Impedir o cadastro de produtos com a mesma referência.
O campo de desconto afetará os itens dos cadastros de:
NF-e
NFC-e
Pedido
Ordem de serviço
Nota fiscal de serviço
Este campo deverá contabilizar do valor total de desconto dos documentos exceto na nota fiscal de serviço, onde o campo já está sendo contabilizado no total do item.