O Cadastro de Notas Fiscais é responsável por manter todas as notas emitidas pelos produtores rurais do município. Através deste módulo é possível incluir novas notas, excluir uma nota cadastrada, editar e visualizar os dados das notas cadastradas, entre outras. É possível também incluir e excluir notas fiscais canceladas.
O Cadastro de Notas Fiscais é um dos principais cadastros do sistema pois através dele é que se pode contabilizar a produção rural do município em termos de quantidade, produtos, origem e destino dos produtos, entre outras informações.
Ao acessar este módulo, o sistema deve exibir uma lista com as Notas Fiscais já cadastradas para facilitar as operações de exclusão, edição e visualização dos dados. Esta lista, que deve exibir os dados mais importantes de cada Nota Fiscal, também deve permitir a organização e o filtro dos dados por qualquer campo que esteja visível, além de permitir que o usuário oculte/exiba campos, imprima e exporte o conteúdo da lista.
Uma Nota Fiscal deve possuir os seguintes campos:
| Campo | Descrição | Tipo | Tamanho | Obrigatório? |
| Produtor* | Identificação do produtor que emitiu a nota | Número | – | Sim |
| Empresa | Identificação do destinatário da nota | Número | – | Sim |
| Número* | Número da nota fiscal | Número | 9 | Sim |
| Chave de acesso | Chave de acesso para as notas fiscais eletrônicas de produtor rural | Texto | 44 | Não |
| Sequência | Número sequencial de cadastro da nota fiscal | Número | – | Não |
| Modelo* | Modelo da nota fiscal | Texto | 20 | Sim |
| Série* | Série da nota fiscal | Texto | 6 | Não |
| Data de emissão | Data em que a nota foi emitida | Data | – | Sim |
| Data de entrega* | Data em que a nota foi entregue ao NAC | Data | – | Sim |
| Natureza de operação | Natureza da operação fiscal | Número | – | Sim |
| Sócio | Nome do sócio ao qual pertence a nota, quando não é o titular do condomínio | Texto | 120 | Não |
| ICMS | Valor do ICMS relativo à nota fiscal | Número | 11,2 | Não |
| Enviar esta nota à SEFAZ | Indica se a nota será ou não enviada à SEFAZ quando forem gerados lotes para envio | Booleano | – | – |
| Status do envio | Indica o status do envio da nota fiscal | Texto | 15 | – |
| Resultado do envio | Indica a mensagem recebida após a transmissão da nota à SEFAZ | Texto | 100 | Não |
| Código do lote | Indica em que lote a nota foi ou será transmitida à SEFAZ | Inteiro | – | Não |
* Estes são os únicos campos necessários para o cadastro de notas canceladas. A série continua opcional.
Cada nota fiscal emitida poderá conter itens, que serão compostos pelos seguintes campos:
| Campo | Descrição | Tipo | Tamanho | Obrigatório? |
| Código da nota fiscal | Código da nota a que o item pertence | Número | – | Sim |
| Código do produto | Código do produto referente ao item | Número | – | Sim |
| Código da unidade de medida | Código de uma das unidades de medidas do produto selecionado | Número | – | Sim |
| Quantidade | Quantidade do produto | Número | 11,2 | Sim |
| Valor | Subtotal do item (valor unitário x quantidade) | Número | 11,2 | Sim |
Para cadastrar uma Nota Fiscal, é necessário que os seguintes cadastros tenham sido concluídos:
Além destes, há outros dados necessários que não estarão acessíveis através da interface com o usuário mas farão parte das informações pré-configuradas no sistema e dos quais as Notas Fiscais dependem direta ou indiretamente. São eles:
O status do envio pode ser alterado:
Quando uma nota é enviada com sucesso: ela passa de não transmitida para validada;
No cadastro de notas fiscais, uma a uma: somente se a nota já tiver sido transmitida, ela pode ser alterada para Validada, Invalidada ou Transmitida;
No cadastro de notas fiscais, várias notas de uma vez: as notas emitidas exibidas no grid podem ser alteradas para Validada ou Invalidada.
Datas:
Não podem ser anteriores a 7 (sete) anos em relação à data corrente;
Não podem ser posteriores à data corrente;
A data de emissão não pode ser posterior à data de entrega;
Série: devido a restrições impostas para o envio das notas fiscais pela internet, o campo Série deve conter apenas caracteres numéricos, indo de 1 a 999, sem zeros à esquerda;
Para o cadastro manual, a chave de acesso será opcional mas será validada se for preenchida.
A chave de acesso só será permitida para notas do modelo 55.
Os seguintes campos tem listas de valores pré-definidos e não podem aceitar valores que estejam fora do padrão:
| Campo | Valores |
| Modelo | MODELO 4 |
| MODELO 4-PD |
| SIMPLIFICADO |
| NF ENTRADA |
| 55 |
| Natureza de operação | VENDA |
| REMESSA PARA ARMAZENAGEM |
| APASCENTAMENTO |
| TRANSFERENCIA |
| REMESSA PARA EXPOSICAO |
| REMESSA PARA VENDA FORA DO ESTABELEC. |
| REMESSA PARA INDUSTRIALIZACAO |
| RETORNO DE APASCENTAMENTO |
| RETORNO DE EXPOSICAO |
| RETORNO DE REMESSA P/ VENDA FORA DO ESTABELEC. |
| RETORNO DE INDUSTRIALIZACAO |
| DEMAIS SAIDAS |
Quantidade e valor da Nota Fiscal: Nas Notas Fiscais de VENDA, a quantidade e o valor total não podem ser iguais a 0 (zero). Portanto, com esta natureza de operação, as notas devem ter pelo menos um item. Em todas as outras naturezas de operação não há restrições.
Notas duplicadas: não é permitido o cadastro de notas com o mesmo número, modelo, série e número de inscrição do produtor.
O sócio, quando informado, deve ser um dos sócios cadastrados para o produtor selecionado.
O modelo 55 é exclusivo para notas fiscais eletrônicas de produtor rural (NFeP). Só quando este modelo for selecionado é que o usuário poderá informar a chave de acesso da nota.
A SEFAZ-ES permite a emissão de notas fiscais eletrônicas de produtor rural pela internet (NFeP) através de sistema próprio.
Estas notas são emitidas pela Web e os municípios/NACs ainda não tem um relatório sobre tais documentos fiscais emitidos por seus produtores rurais, a não ser que a SEFAZ forneça estes dados.
Atualmente, a SEFAZ envia aos NACs planilhas com os dados das NFePs emitidas pelos produtores de cada município. Ou pode-se importar os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas, quando disponíveis.
A importação será feita pela barra de ferramentas na tela de consulta de notas fiscais.
O usuário deve selecionar a importação por arquivos XML ou por planilhas.
As planilhas devem estar em formato texto CSV, na codificação Windows-1252, com registros separados por vírgula (,). A primeira linha deve conter os nomes dos campos.
Os dados a serem extraídos das planilhas são:
Os campos acima são relativos à nota fiscal mas são repetidos para cada item nos arquivos de importação. Durante a importação, o valor do primeiro item de cada nota é que será usado para preencher os dados da mesma.
Os campos seguintes serão extraídos para cada item:
Descrição do produto*
Valor do item*
Os campos marcados com * são obrigatórios.
O sistema deve mostrar para o usuário uma tela com os campos acima e os campos encontrados no arquivo. O usuário deverá informar qual campo do aquivo corresponde a cada campo do cadastro de notas fiscais.
Quando o usuário confirmar a importação, o sistema deve validar se todos os campos obrigatórios foram mapeados e iniciar a importação.
O arquivo vai ser processado do início ao fim e, ao final da importação, o sistema deve exibir a lista de notas não importadas ou a confirmação da importação, caso não aconteça nenhum erro.
Cada registro do arquivo vai ser processado obedecendo aos critérios:
Para cada nota:
Comparar os produtos pelo nome e cadastrar um novo caso o produto não seja encontrado;
Caso o produto já exista, utilizar a unidade de medida principal. Caso um novo produto seja criado, criar a unidade “UN” como principal e definir a quantidade do item como 1. A categoria do produto deve ser a categoria predefinida OUTROS e a categoria da SEFAZ deve ser DEMAIS PRODUTOS;
Buscar a empresa por CPF/CNPJ. Caso a empresa não seja encontrada, criar uma nova empresa, isenta de inscrição estadual, com o endereço formado pelo Município + UF;
Identificar o tipo de pessoa da empresa (física ou jurídica) pelo documento (CPF ou CNPJ);
Não enviar as notas importadas para a SEFAZ (campo “Enviar à SEFAZ” desmarcado);
A natureza da operação será derivada do CFOP através de mapeamento previamente feito entre as naturezas de operação aceitas pelo sistema e os possíveis CFOPs;
O status de envio das notas importadas deve ser definido como “Não transmitida”;
A data de entrega será igual à data corrente;
O valor da nota (soma dos itens).
Nessa opção, o usuário deverá selecionar um ou mais arquivos XML contendo os dados das NFe's. Uma vez selecionados os arquivos, o sistema irá processá-los e
mostrar a tela de cadastro de notas fiscais para cada nota fiscais lida.
A importação termina quando todos os arquivos tiverem sidos processados ou quando o usuário cancelar o cadastro de uma das notas fiscais.
De todos os campos do cadastro de notas, somente o ICMS e o sócio não serão preenchidos a partir do XML.
Uma nota só não poderá ser importada se a inscrição estadual do produtor não estiver cadastrada no sistema. Nesse caso, o sistema deve informar ao usuário
que a inscrição não foi encontrada e continuar a importação.
Para cada nota:
Comparar os produtos pelo nome e cadastrar um novo caso o produto não seja encontrado;
Caso o produto já exista, utilizar a unidade de medida com a sigla indicada no
XML, criando uma nova, se necessário;
Caso um novo produto seja criado, criar a unidade “UN” como principal e definir a quantidade do item como 1. A categoria do produto deve ser a categoria predefinida OUTROS e a categoria da SEFAZ deve ser DEMAIS PRODUTOS;
Buscar a empresa por CPF/CNPJ. Caso a empresa não seja encontrada, criar uma nova empresa, isenta de inscrição estadual, com o endereço formado pelo Município + UF do destinatário da NFe;
Identificar o tipo de pessoa da empresa (física ou jurídica) pelo documento (CPF ou CNPJ);
Enviar as notas importadas para a SEFAZ (campo “Enviar à SEFAZ” marcado, podendo ser desmarcado pelo usuário);
A natureza da operação será derivada do CFOP através de mapeamento previamente feito entre as naturezas de operação aceitas pelo sistema e os possíveis CFOPs;
O status de envio das notas importadas deve ser definido como “Não transmitida”;
A data de entrega será igual à data corrente;
O valor da nota (soma dos itens).
Validar numeração da nota por data: Define se as notas fiscais são validadas de acordo com número e data. Caso ativa, as notas devem ser emitidas na ordem crescente de número e data.
Validar numeração da nota por talão: Define se as notas fiscais são validadas de acordo com os talões cadastrados, através da numeração, data de emissão das notas e data da autorização das AIDFs.
Exibir o campo Número de Sequência no cadastro de Notas Fiscais: Se esta configuração estiver ativa, o campo Sequência será exibido no cadastro de notas fiscais;
Gerar automaticamente o número de sequência no cadastro de notas fiscais: Define se o número de sequência é gerado automaticamente.
Naturezas de operação: Naturezas de operação utilizadas para calcular a data da última nota.
* Os campos da tela de Cadastro de Notas Fiscais devem estar alinhados.
O sistema não deve salvar o cadastro sem que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos;
Após a inclusão de uma Nota Fiscal, esta deverá ser exibida imediatamente na lista de notas fiscais cadastradas;
O sistema deve solicitar que o usuário confirme a exclusão de uma Nota Fiscal;
Após a exclusão de uma Nota Fiscal, esta deverá ser eliminada imediatamente da lista de Notas Fiscais;
O sistema não deve salvar uma nota fiscal de VENDA se o valor total ou a quantidade total dos itens forem iguais a 0 (zero);
Não devem ser permitidas datas de emissão ou de entrega anteriores a 7 (sete) anos em relação à data corrente;
Não devem ser permitidas datas posteriores à data corrente;
Não deve ser permitida data de emissão posterior à data de entrega;
Caso a opção “Fechar janela após inclusão” esteja desativada, além de manter a tela aberta para uma nova inclusão, o sistema deve manter os valores dos campos configurados nas respectivas opções;
Devem ser respeitadas as configurações “Validar numeração da nota por data” e “Validar numeração da nota por talão”, quando ativas;
Não devem ser permitidos valores além daqueles pré-definidos para o Modelo e a Natureza de operação;
A alteração da opção de enviar ou não a nota à SEFAZ só deve estar disponível se a nota ainda não tiver sido transmitida;
A alteração do status do envio de uma única nota só deve estar disponível para as notas transmitidas;
Ao alterar uma única nota transmitida ou validada, o sistema deve perguntar se o usuário quer incluí-la novamente num lote. Em caso afirmativo:
O lote e o resultado do envio devem ser apagados e o status do envio deve ser alterado para “Não transmitida”;
Ao gerar novos lotes no período de emissão da nota, esta deve ser alocada em um novo lote.
A ferramenta para alterar o status de várias notas deve seguir a mesma permissão para alterar uma nota individual;
O sistema não deve permitir o cadastro de notas com o mesmo número, modelo, série (mesmo em branco) e número de inscrição do produtor;
Produtos duplicados numa nota fiscal devem ter nos relatórios de produção o mesmo valor que teriam se colocados em notas diferentes;
A quantidade de cada item da nota fiscal deve estar limitado a 999.999.999,99 e o valor a 9.999.999.999,99.
A ação do clique duplo sobre um item do grid deve ser alterar o registro selecionado.
O número de sequência de novas notas fiscais deve ser gerado automaticamente pelo sistema se o campo “Número de sequência” estiver visível e se a geração automática deste campo estiver ativada.
O sistema deve calcular a data da ultima nota com base nas naturezas de operação marcadas nas configurações do sistema.
O sistema deve atualizar o campo data da ultima nota colocando-o em branco, quando a ultima nota emitida tiver natureza de operação diferente da que está marcada nas configurações do sistema.
O sistema deve exibir a data da ultima nota cadastrada sempre que nas configurações do sistema nenhuma natureza de operação estiver selecionada.
O sistema não deve salvar o cadastro sem que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos;
Não deve ser permitida data de entrega anterior a 7 (sete) anos em relação à data corrente;
Não deve ser permitida data de entrega posterior à data corrente;
O sistema não deve permitir o cadastro de notas com o mesmo número, modelo, série (mesmo em branco) e número de inscrição do produtor;
Não devem ser permitidos valores além daqueles pré-definidos para o Modelo;
Deve se respeitada a configuração “Validar numeração da nota por talão”.
Chave da NFe: obrigatória e deve conter 44 caracteres numéricos;
Número da NFe: é obrigatório e deve ser um número de até 9 dígitos.
Modelo: obrigatório.
Data de emissão: obrigatória e deve ser uma data válida no formato DD/MM/AAAA.
Natureza de operação: obrigatória e tem que corresponder a uma das naturezas de operação aceitas pela SEFAZ.
IE do produtor: obrigatória e deve ser uma
IE válida.
CPF/CNPJ da empresa: obrigatório e deve ser um CPF ou CPNJ válido.
Nome/razão social da empresa: obrigatório, se a empresa não estiver cadastrada.
Município da empresa e UF da empresa: obrigatórios e devem constar nos municípios e UFs cadastrados, se a empresa não estiver cadastrada.
Descrição do produto: obrigatória.
Valor do item: obrigatório e deve ser um número válido.
Exibir a lista de notas não importadas ao final da operação.
Nenhuma informação adicional.