O módulo de centros de custo permite a definição e gerenciamento dos centros de custo do sistema, bem como a análise dos dados básicos relativos às operações realizadas utilizando cada um deles.
O objetivo de utilizar centros de custo é identificar a origem das receitas ou despesas. Enquanto as contas do plano de contas estão relacionadas à natureza da receita/despesa, o centro de custos busca mapear as unidades físicas, como por exemplo filiais, depósitos ou departamentos de uma mesma empresa, onde as receitas ou despesas se originam.
Para realizar esse mapeamento, o sistema precisa contar com mecanismos que permitam ao usuário definir uma série de centros de custo e, no momento do lançamento dos títulos, identificar o centro de custo daquela receita ou despesa.
| Campo | Descrição | Tipo | Tamanho | Obrigatório? |
| Nome | Identificação do centro de custo | Texto | 30 | Sim |
| Descrição | Descrição detalhada do centro de custo | Texto | 80 | Não |
| Classificação | Classificação do centro de custo | Texto | 20 | Sim |
| Situação | Situação do centro de custo no sistema (ativo ou inativo) | Texto | 10 | Sim |
| Observações | Informações adicionais sobre o centro de custo | Texto | 500 | Não |
Nome: A identificação de um centro de custo deve ser única. O nome definido durante o cadastro será utilizado para selecionar o centro de custo nas operações que exigem o seu uso.
Descrição: A descrição do centro de custo é um campo de texto livre, que deve ser usado para descrever com mais detalhes sua finalidade.
Classificação: A classificação do centro de custo deve ser utilizada para definir grupos de centros de custo que possuam características em comum. Por exemplo, os centros de custo podem ser classificados como produtivos, administrativos, auxiliares, etc.
Situação: A situação do centro de custo define se ele pode ou não ser utilizado: centros de custo inativos não podem ser atribuídos à receitas ou despesas durante o lançamento de títulos.
Cada título deverá conter a identificação do centro de custo correspondente. Essa identificação deverá ocorrer em cada uma das contas do plano de contas do título, e poderá ser automática, caso seja definido um centro de custo padrão, ou poderá ser preenchida/editada manualmente, durante o lançamento do título.
A identificação do centro de custo não pode ser realizada para o título como um todo, pois isso compromete a natureza da receita/despesa, uma vez que o valor do título pode ser dividido entre várias contas.
Para facilitar a utilização dos centros de custo, o usuário poderá definir centros de custo padrão para uma pessoa, para uma conta do plano de contas, para um contrato e para todo o sistema. Ao cadastrar um título, o sistema irá verificar se existem centros de custo padrão definidos e irá selecionar o centro de custo mais adequado de acordo com a seguinte ordem:
Centro de custo padrão do contrato
Centro de custo padrão da pessoa
Centro de custo padrão da conta
Centro de custo padrão do sistema
Caso o sistema não encontre nenhum centro de custo padrão, o campo permanecerá em branco e o usuário terá que informá-lo manualmente. Para isso, será exibida uma lista com os centros de custo ativos para que o usuário possa selecionar o mais adequado.
A finalidade principal de definir centros de custo para cada lançamento é poder analisar os dados financeiros de acordo com cada centro de custo. Essa análise poderá ser realizada através das seguintes ferramentas:
Através do módulo de centros de custo deve ser possível analisar as movimentações financeiras de um determinado período. Tais movimentações devem ser apresentadas da seguinte forma:
Gráfico de distribuição de despesas: Total de despesas no período, agrupadas por centro de custo ou por conta, de acordo com os filtros realizados. Cada parte do gráfico deve exibir o nome do centro de custo ou da conta, bem como a porcentagem que o valor desse centro de custo/conta representa em relação ao valor total.
Gráfico de distribuição de receitas: Total de receitas no período, agrupadas por centro de custo ou por conta, de acordo com os filtros realizados. Cada parte do gráfico deve exibir o nome do centro de custo ou da conta, bem como a porcentagem que o valor desse centro de custo/conta representa em relação ao valor total.
Movimentações das despesas: Lista com o total de despesas no período, organizadas do maior para o menor valor, agrupadas por centro de custo ou por conta, de acordo com os filtros realizados. Essa lista deve apresentar ainda o total das despesas e contar com a opção de impressão.
Movimentações das receitas: Lista com o total de receitas no período, organizadas do maior para o menor valor, agrupadas por centro de custo ou por conta, de acordo com os filtros realizados. Essa lista deve apresentar ainda o total das receitas e contar com a opção de impressão.
Os seguintes filtros serão disponibilizados para a análise das movimentações:
Período: Definição da data inicial e final da análise, bem como da data que será utilizada como base para a apuração dos resultados (emissão, competência, vencimento ou pagamento);
Classificação do centro de custo: Seleção de uma classificação específica ou de todas as classificações (padrão);
Centro de custo: Seleção de um centro de custo específico ou de todos os centros de custo (padrão);
Grupo da conta: Seleção de um grupo de contas do plano de contas ou de todos os grupos (padrão);
Subgrupo da conta: Seleção de um subgrupo de contas do plano de contas ou de todos os subgrupos (padrão);
Para faciliar o preencimento dos filtros, sempre que o usuário selecionar um centro de custo no grid de centros de custo, os filtros “classificação” e “centro de custo” serão definidos com os dados do centro de custo selecionado.
O agrupamento dos dados será definido automaticamente, de acordo com os filtros selecionados: sempre que um centro de custo específico for selecionado, o agrupamento das movimentações será por conta. Nos demais casos, o agrupamento será por centro de custo.
Cada lançamento do módulo de Movimentações de contas conta com o nome do centro de custo definido durante o cadastro do título. Dessa forma, as ferramentas de filtro e agrupamento desse módulo poderão ser usadas para analisar detalhadamente as receitas e despesas por centro de custo.
A movimentação de contas possui uma ferramenta de ajuste de centro de custos, onde cada movimentação da lista selecionada poderá ter seu centro de custo reajustado de acordo com o centro de custo selecionado. Esse reajuste deverá refletir no título onde a conta está vinculada.
Um cento de custo só pode ser incluído se todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos;
O sistema deve impedir o cadastro de dois ou mais centros de custo com o mesmo nome;
Os centros de custo devem ser organizados pelo nome, em ordem alfabética;
Os centros de custo ativos devem aparecer no topo da lista;
Os centros de custo inativos devem ser mostrados em cinza claro;
O sistema não deve permitir a exclusão de centros de custo já utilizados;
O sistema não deve permitir a definição de mais de um centro de custo como padrão.
Ao incluir um centro de custo o sistema deverá atualizar a lista de classificação do centro de custo.
A data inicial e final devem vir como padrão preenchidas com o primeiro e o último dia do mês corrente, respectivamente;
O sistema deve impedir que a data inicial e final fiquem em branco;
O sistema deve filtrar pela data de vencimento por padrão;
O campo “Classificação” deve trazer uma lista com todas as classificações de centro de custo existentes, inclusive de centros de custo inativos;
O campo “Classificação” deve trazer a opção “todas” por padrão;
O campo “Centro de custo” deve ser carregado apenas quando uma classificação diferente de “todas” for selecionada;
O campo “Centro de custo” deve ser carregado com uma lista de todos os nomes de centro de custo cadastrados, inclusive os inativos;
O campo “Centro de custo” deve trazer a opção “todos” por padrão (quando habilitado);
O campo “Grupo da conta” deve trazer uma lista com todos os grupos de contas do plano de contas;
O campo “Grupo da conta” deve trazer a opção “todos” por padrão;
O campo “Subgrupo da conta” deve trazer uma lista com todos os subgrupos de contas do plano de contas, desde que pertençam ao grupo selecionado no campo “Grupo”;
O campo “Subgrupo da conta” deve trazer a opção “todos” por padrão;
As listas e gráficos devem estar vazios ao abrir o módulo;
Quando os filtros não retornarem nennhum dado, as listas e gráficos devem ser ocultas e a mensagem “Não foram encontrados dados que satisfaçam aos critérios estabelecidos” deve ser exibida.