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Especificação funcional: Títulos

Resumo

O módulo de títulos é responsável pelo controle de todos os títulos a pagar e a receber. É através dele que o usuário do sistema pode incluir novos títulos, gerenciar datas de pagamento, realizar baixas, etc.

Descrição

O Cadastro de Títulos é necessário para que se registre os direitos (títulos a receber) e obrigações (títulos a pagar) financeiras de qualquer natureza. Todo o fluxo financeiro (exceto os saldos iniciais das contas bancárias) se origina ou termina através de um título. Para que um título seja cadastrado no sistema, dois pré-requisitos básicos precisam ser atendidos:

Dados do título

Campo Descrição Tipo Tamanho Obrigatório?
Operação Define o tipo do título: receita (a receber) ou despesa (a pagar) Sim
Pessoa Pessoa (física ou jurídica) ao qual o título está vinculado Sim
Histórico Descrição do título Texto 200 Não
Portador Portador do título Texto 60 Não
Número Número do documento Texto 33 Sim
Contrato Contrato ao qual o título está vinculado. Não
Data de competência Data de competência do título Data Não
Data de emissão Data de emissão do título Data Sim
Data de vencimento Data de vencimento do título Data Sim
Valor Valor integral do título Numérico 11 Sim
Itens Lista de produtos/serviços que compõem o título, com seus respectivos valores. Não
Plano de contas Divisão do valor do título entre as contas que o classificam, de acordo com sua natureza. Sim

Contrato

Ao cadastrar um título, dependendo das configurações do sistema, o usuário poderá definir o contrato ao qual o título será vinculado. Esta ação irá incluir o título na lista de movimentações financeiras do contrato vinculado e o número do contrato será exibido no grid de títulos.

Itens

Ao cadastrar um título, o usuário poderá incluir itens para compor seu valor total. Para isso, uma aba adicional será exibida junto com os dados principais do título, onde o usuário poderá consultar e gerenciar (incluir, excluir…) a lista de itens.

Ao incluir um item no título, o sistema deverá exibir uma lista com todos os produtos e serviços previamente cadastrados para que o usuário selecione o produto ou serviço desejado. Após a seleção do produto ou serviço, o sistema deverá exibir uma tela com os dados do produto ou serviço selecionado, onde o usuário poderá ajustar a descrição do item, o valor unitário e a quantidade. O sistema deverá então calcular o valor total do item e, caso o usuário confirme a inclusão, o sistema deverá inserir o item na lista de itens do título.

Caso o produto ou serviço selcionado possua uma conta padrão, o sistema irá automaticamente incluir um novo item no plano de contas do título, no meso valor do item. Entretanto, este processo segue algumas regras:

Independente das operações realizadas automaticamente pelo sistema, o usuário poderá sempre editar o plano de contas da maneira que julgar mais adequada.

Quando um título possuir itens, o sistema irá impedir automaticamente que o valor total do título seja editado. Ao tentar modificar o valor do título, o usuário será levado à lista de itens para que possa editar, adicionar ou remover itens e assim alterar o valor ttoal. Caso o usuário remova todos os itens do título, o mesmo poderá alterar o valor total novamente, sem restrições.

Plano de contas

Ao cadastrar um título, independente de sua operação (crédito ou débito), é necessário definir um grupo de contas que irá identificar o título de acordo com sua natureza. As contas que podem ser utilizadas para o título devem estar previamente cadastradas (através do módulo de plano de contas) e a soma do valor de cada conta deve ser igual ao valor do título.

Quando o usuário solicitar o vínculo de uma conta para o título, o sistema deverá exibir uma lista com as contas já cadastradas para que o usuário possa selecionar uma delas. Esta lista deve conter apenas as contas compatíveis com a operação do título que está sendo cadastrado. Ao selecionar uma conta, o sistema deverá sugerir o valor para a conta selecionada (valor do título - total das contas já vinculadas) e permitir que o usuário altere este valor, se necessário. O sistema também deve impedir a vinculação de contas com valor negativo, em branco ou igual a zero.

O sistema também deve exigir o preenchimento do centro de custo ao qual a movimentação pertence. Caso o título possua um contrato vinculado o sistema deverá trazer o centro desse contrato(caso haja), caso contrário o centro de custo vinculado a pessoa deverá ser o centro de custo selecionado, entretanto caso a pessoa não possua centro de custo vinculado o centros de custo padrão será selecionado, mas deve permitir que o usuário selecione qualquer centro de custo ativo no sistema.

O sistema deve permitir ao usuário vincular a mesma conta apenas uma vez ao título. Caso o usuário tente vincular a mesma conta mais de uma vez, o sistema deverá automaticamente somar os lançamentos e manter apenas um registro da conta no plano de contas. Um lançamento será considerado repetido se tiver a mesma conta e o mesmo centro de custo que um lançamento já existente.

Caso o usuário altere a pessoa ou o contrato o sistema deverá redefinir o centro de custo das contas, e caso existam contas duplicadas o sistema deverá unificá-las.

O sistema deve permitir a inclusão, alteração e exclusão de contas em um título já quitado.

Funcionalidades

Lista de títulos

A lista de títulos cadastrados deverá ser exibida através de uma grade de dados, contendo todos os títulos de todos os tipos de operação. Os registros desta grade deverão estar coloridos de acordo com a sua situação, a saber:

O sistema deve exibir ao usuário, junto com a grade de dados, uma legenda que informe a situação correspondente a cada cor e que permita ao usuário filtrar apenas os registros de uma determinada cor (situação) através do clique no item da legenda correspondente. Além disso, a legenda deve conter uma opção para limpar os filtros, ou seja, exibir todos os registros, independente de sua situação. A lista de títulos deve ainda diferenciar os títulos por operação (débito e crédito).

Filtros predefinidos

Além da legenda, os mesmos filtros devem estar acessíveis através do botão ferramentas, permitindo que o usuário ative-os mesmo quando a legenda não estiver visível

Agrupamento

O sistema deve permitir que os dados sejam agrupados por pessoa, data de vencimento e data de pagamento. Ao agrupar o sistema deve exibir, para cada grupo, uma coluna com a descrição do grupo e duas colunas com a soma dos valores dos títulos e dos valores pagos, respectivamente.

Totalização

O sistema deverá exibir, junto à grade de dados, a soma dos títulos a receber, dos títulos a pagar e a diferença entre estes dois valores para os registros que estão sendo exibidos ao usuário. Estes valores devem sempre ser atualizados de acordo com os dados que são exibidos.

Cadastro

O sistema deverá contar com opções distintas para incluir receitas (títulos a receber) ou despesas (títulos a pagar). O sistema deverá indicar de alguma maneira o tipo de operação do título que está sendo cadastrado. Ao solicitar o cadastro de um título, o sistema deverá preencher automaticamente o campo “Numero”, de acordo com a sequência numérica definida nas configurações do sistema. Os campos data de competência, emissão e vencimento também devem ser preenchidos automaticamente com a data atual (competência e emissão) e uma data 30 dias posterior à atual (vencimento). Além disso, o sistema deverá carregar uma lista com os últimos históricos utilizados para a pessoa selecionada no cadastro de títulos para facilitar o preenchimento deste campo.

Ao preencher o número do documento o sistema deverá verificar se já existe um título com o mesmo número e mesma operação para a pessoa vinculada ao título. Caso um título similar seja encontrado, o sistema deverá exibir um alerta informando que um título semelhante já existe, porém não deve impedir o cadastro.

Parcelamento

Durante o cadastro de um título, o usuário pode dividir este título em várias parcelas, de acordo com sua necessidade. Para isso, o usuário deve informar o número de parcelas e o intervalo em dias entre os vencimentos das mesmas. Com base nestas informações, o sistema irá criar todas as parcelas automaticamente, dividindo o valor do título igualmente entre as parcelas.

As parcelas geradas pelo sistema utilizam os mesmos dados do título principal, exceto:

Apesar de gerados automaticamente, o usuário pode alterar o número, o histórico, o vencimento ou o valor das parcelas, desde que o valor total das parcelas seja sempre igual ao valor do título principal. Caso o usuário inicie o parcelamento de um título e desista de fazê-lo, basta informar o valor zero no total de parcelas e atualizar a lista para que as parcelas sejam removidas.

Atenção:

Exclusão e Alteração

O título que possuir vínculo com boleto registrado não poderá ser excluído do sistema caso a situação do evento seja “Confirmado”, “Aguardando confirmação, ou caso ele esteja em carteira e com vínculo de evento de “Pedido de baixa”. Demais casos não afetarão a exclusão ou alteração do título.

Visualização

Qualquer título pode ser visualizado, independente de sua situação. O títulos já quitados deverão exibir, além de seus dados básicos, os dados de pagamento.

Baixa de títulos

A baixa de um título pode ser realizada utilizando duas formas de pagamento distintas:

O sistema deve permitir que o usuário utilize vários cheques para baixar um título, bem como crie vários lançamentos bancários diferentes. O inverso, entretanto, não deve ser permitido, ou seja: o sistema não deve permitir o pagamento de vários títulos com um único cheque ou com um único lançamento bancário.

Acréscimo/desconto:

No momento da baixa de um título, além de informar a data de pagamento/recebimento e o valor pago/recebido, o usuário poderá informar se o título será baixado com um acréscimo ou desconto. Este acréscimo ou desconto poderá ser realizado através de uma porcentagem (aplicada ao valor original do título) ou valor (somado ao valor original do título).

Com relação às contas vinculadas ao título, o sistema poderá manipular o acréscimo ou desconto de duas maneiras distintas, de acordo com as configurações:

Baixa unificada

O sistema deve permitir baixar vários títulos com apenas uma forma de pagamento, cheque ou banco. A opção de baixa unificada deve selecionar os títulos que estão em aberto no grid e criar uma lista de títulos utilizando o critério operação. A tela deve conter um filtro para a operação que seleciona os títulos de acordo com a operação informada. Deve conter um campo onde será informada a data do pagamento, um campo onde será informado a forma de pagamento (banco ou cheque), duas opções de pagamento com banco, uma para informar se o pagamento com banco irá criar apenas uma movimentação bancária e outra que irá criar para cada título um lançamento bancário.

Deverá existir um campo com os dados do pagamento onde o usuário poderá selecionar a conta bancária, ou cadastrar/selecionar um cheque. Ao confirmar a baixa, o sistema deve perguntar ao usuário se ele deseja imprimir um recibo referente à baixa (de acordo com a configuração do sistema). Em caso afirmativo, o sistema deverá abrir a tela de impressão de recibo preenchida com os dados da pessoa vinculada ao primeiro título baixado e com o valor total da baixa realizada.

Baixa parcial

Caso o valor pago seja menor do que o valor original do título (considerando os descontos) o sistema deve identificar que se trata de uma baixa parcial. Neste caso, o sistema deve perguntar se o usuário deseja gerar um novo título com a diferença entre o valor pago e o valor original do título. Em caso afirmativo, o sistema deverá concretizar a baixa do título atual e exibir novamente a tela de cadastro de títulos, com os mesmos dados do título anterior, exceto os seguintes:

Caso o usuário não queira lançar um novo título, o sistema deve apenas confirmar a baixa do título, com o valor pago menor do que o valor original.

Cancelamento de baixa

O cancelamento de baixa deverá ser possível quando os lançamentos gerados pela baixa não estiverem conciliados1). As condições para o cancelamento e as ações que devem ser realizadas variam de acordo com a operação do título, conforme descrito abaixo:

Título a receber: Um título a receber só poderá ter sua baixa cancelada se:

Neste caso, ao cancelar a baixa o sistema deve excluir todos os cheques e lançamentos bancários gerados durante sua baixa. além disso, as informações sobre a baixa do título, como a data de pagamento, valor de acréscimo/desconto e valor pago, devem ser eliminadas.

Título a pagar: Um título a pagar só poderá ter sua baixa cancelada se:

Neste caso, ao cancelar a baixa o sistema deve remover a data de conciliação dos cheques e remover os lançamentos bancários gerados durante sua baixa. além disso, as informações sobre a baixa do título, como a data de pagamento, valor de acréscimo/desconto e valor pago, devem ser eliminadas.

Emissão de recibo

O sistema deve permitir, caso o sistema esteja configurado para isso, que o usuário emita um recibo após a baixa de um título. Mesmo que a impressão de recibo esteja ativa nas configurações, o sistema deve perguntar o usuário se ele realmente deseja imprimir o recibo. Em caso afirmativo, o sistema deve exibir a interface de emissão de recibo com os dados do título, mas deve permitir que o usuário altere as informações, caso seja necessário. Após o ajuste dos dados o sistema deve exibir o recibo na tela para que assim o usuário possa imprimi-lo.

Após a geração do recibo o seu número deve ser armazenado junto ao título para que, se necessário, o usuário possa reimprimi-lo com o mesmo número sob o qual foi impresso da primeira vez. O sistema deve exibir, na tela de visualização de um título já baixado, um botão que permita a reimpressão do recibo.

Impressão

O sistema deverá permitir que o usuário imprima um título, independente de sua operação, a qualquer momento. O documento impresso deverá apresentar os dados básicos da pessoa vinculada ao título e uma lista com os itens do título e os seus respectivos valores. Caso o título não possua itens, a lista de itens irá apresentar apenas uma linha, formada pelo histórico do título e pelo seu valor total.

O usuário terá ainda a opção de configurar a quantidade de vias que deseja imprimir, através das configurações do sistema.

Duplicar títulos

O sistema deve permitir que o usuário duplique um título. Para isso, o usuário deve selecionar o título desejado na lista de títulos e, ao solicitar a duplicação do registro, o sistema deve gerar um novo título com os mesmos dados do título selecionado, exceto no campo “Número”, que deve seguir a sequência numérica do cadastro de títulos.

O sistema deve ainda permitir que o usuário duplique um título com a operação inversa, ou seja, duplicar um título a pagar como um título a receber e vice versa. Neste caso, o novo título não poderá assumir o plano de contas do título original: este deverá ser definido manualmente pelo usuário.

Incluir título através de documento fiscal

O sistema deve permitir que o usuário gere um título a pagar ou a receber através de um documento fiscal: ao selecionar essa opção, o sistema deve extrair o valor, a pessoa e o número do documento do arquivo XML selecionado e abrir a tela de cadastro de títulos para que o usuário complete os dados restantes e confirme ou cancele a inclusão.

Anexos

O sistema deve permitir anexar documentos relacionados a um título através da guia “Anexos” no cadastro do título. O sistema deve permitir incluir, excluir e visualizar um ou mais anexos, mesmo que o título já tenha sido quitado e/ou esteja sendo visualizado.

Um anexo, quando incluso, é compactado e incluído no banco de dados, no momento em que o título é salvo, com referência para um título. Ao visualizar esse anexo o sistema se encarrega de descompactar esse arquivo em um diretório informado pelo usuário.

Seleção de várias pessoas

Na inclusão de um título, o sistema deverá permitir que o usuário selecione mais de uma pessoa na localização de pessoas. Entretanto um título não deve possuir mais de uma pessoa, então o sistema deverá utilizar o título cadastrado como base para gerar um título para cada pessoa contida na lista.

Nesse caso todos os dados do título serão clonados para cada pessoa da lista. Itens, contas, contratos e boletos serão idênticos em cada título de cada pessoa. O número do título e do boleto deverão ter o número do documento e o nosso número incrementado de acordo com a lista de pessoas.

Para esse tipo de inclusão de título o sistema não permite parcelamento e inclusão de anexo.

Configurações e preferências do usuário

Títulos

Pontos de verificação

Cadastro

Itens

Parcelamento

O sistema deverá encontrar um valor comum entre as parcelas e deverá ir atribuindo esse valor até que o valor restante seja menor que o valor da parcela. Nesse caso a última parcela deverá ajustar o valor para que o somatório das parcelas seja igual ao valor total do título.

Alteração

Visualização

Baixa

Baixa unificada

Cancelamento de baixa

Cenários de teste

Observações

Nenhuma.

1) A não ser quando o lançamento conciliado pertence uma conta bancária configurada para realizar a conciliação automática. Nesse caso, a baixa pode ser cancelada mesmo com a conciliação.