O Cadastro de Notas Fiscais é responsável por manter todas as notas emitidas pelos produtores rurais do município. Através deste módulo é possível incluir novas notas, excluir uma nota cadastrada, editar e visualizar os dados das notas cadastradas, entre outras. É possível também incluir e excluir notas fiscais canceladas.
O Cadastro de Notas Fiscais é um dos principais cadastros do sistema pois através dele é que se pode contabilizar a produção rural do município em termos de quantidade, produtos, origem e destino dos produtos, entre outras informações.
Ao acessar este módulo, o sistema deve exibir uma lista com as Notas Fiscais já cadastradas para facilitar as operações de exclusão, edição e visualização dos dados. Esta lista, que deve exibir os dados mais importantes de cada Nota Fiscal, também deve permitir a organização e o filtro dos dados por qualquer campo que esteja visível, além de permitir que o usuário oculte/exiba campos, imprima e exporte o conteúdo da lista.
Uma Nota Fiscal deve possuir os seguintes campos:
| Campo | Descrição | Tipo | Tamanho | Obrigatório? |
| Produtor* | Identificação do produtor que emitiu a nota | Número | – | Sim |
| Empresa | Identificação do destinatário da nota | Número | – | Sim |
| Número* | Número da nota fiscal | Número | 6 | Sim |
| Sequência | Número sequencial de cadastro da nota fiscal (definido pelo usuário) | Número | – | Não |
| Modelo* | Modelo da nota fiscal | Texto | 20 | Sim |
| Série* | Série da nota fiscal | Texto | 6 | Não |
| Data de emissão | Data em que a nota foi emitida | Data | – | Sim |
| Data de entrega* | Data em que a nota foi entregue ao NAC | Data | – | Sim |
| Natureza de operação | Natureza da operação fiscal | Número | – | Sim |
| Sócio | Nome do sócio ao qual pertence a nota, quando não é o titular do condomínio | Texto | 120 | Não |
Para o cadastro de notas canceladas, são necessários somente os campos marcados com *.
Cada nota fiscal poderá conter itens, que serão compostos pelos seguintes campos:
| Campo | Descrição | Tipo | Tamanho | Obrigatório? |
| Código da nota fiscal | Código da nota a que o item pertence | Número | – | Sim |
| Código do produto | Código do produto referente ao item | Número | – | Sim |
| Quantidade | Quantidade do produto | Número | 11,2 | Sim |
| Valor | Subtotal do item (valor unitário x quantidade) | Número | 11,2 | Sim |
Para cadastrar uma Nota Fiscal, é necessário que os seguintes cadastros tenham sido concluídos:
Além destes, há outros dados necessários que não estarão acessíveis através da interface com o usuário mas farão parte das informações pré-configuradas no sistema e dos quais as Notas Fiscais dependem direta ou indiretamente. São eles:
Datas:
Não podem ser anteriores a 7 (sete) anos em relação à data corrente;
Não podem ser posteriores à data corrente;
A data de emissão não pode ser posterior à data de entrega;
Série: devido a restrições impostas para o envio das notas fiscais pela internet, o campo Série deve conter apenas caracteres numéricos, indo de 1 a 999, sem zeros à esquerda;
Os seguintes campos tem listas de valores pré-definidos e não podem aceitar valores que estejam fora do padrão:
| Campo | Valores |
| Modelo | MODELO 4 |
| MODELO 4-PD |
| SIMPLIFICADO |
| NF ENTRADA |
| Natureza de operação | VENDA |
| REMESSA PARA ARMAZENAGEM |
| APASCENTAMENTO |
| TRANSFERENCIA |
| REMESSA PARA EXPOSICAO |
| REMESSA PARA VENDA FORA DO ESTABELEC. |
| REMESSA PARA INDUSTRIALIZACAO |
| RETORNO DE APASCENTAMENTO |
| RETORNO DE EXPOSICAO |
| RETORNO DE REMESSA P/ VENDA FORA DO ESTABELEC. |
| RETORNO DE INDUSTRIALIZACAO |
| DEMAIS SAIDAS |
Quantidade e valor da Nota Fiscal: Nas Notas Fiscais de VENDA, a quantidade e o valor total não podem ser iguais a 0 (zero). Portanto, com esta natureza de operação, as notas devem ter pelo menos um item. Em todas as outras naturezas de operação não há restrições.
Notas duplicadas: não é permitido o cadastro de notas com o mesmo número, modelo, série e número de inscrição do produtor. Caso a série não seja informada, a comparação das notas deverá ser feita somente pelos demais campos citados acima.
O sócio, quando informado, deve ser um dos cadastrados como sócios do produtor selecionado.
Ordenação dos registros: o sistema deverá permitir a escolha de qual campo será usado por padrão para ordenar a lista de notas fiscais e em ordem crescente ou decrescente;
Validar numeração da nota por data: O sistema deverá validar a data de emissão da nota de acordo com a numeração, o modelo a série e o produtor. Se existir no sistema uma nota com mesmas características e numeração inferior a da nota cadastrada o sistema deverá verificar se a data de emissão dessa nota é menor que a data de emissão da nota cadastrada, caso não seja, o sistema bloqueia o cadastro informando ao usuário que a data de emissão da nota cadastrada é inferior a data da nota com numeração anterior. Caso a nota existente no sistema tenha numeração maior o sistema deverá verificar se a data de emissão dessa nota é maior que a cadastrada, caso não seja, o sistema bloqueia o cadastro informando ao usuário que a data de emissão da nota cadastrada é superior a data da nota com numeração posterior. Caso existam os dois casos o sistema deverá fazer as duas verificações.
O sistema não deve salvar o cadastro sem que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos;
Após a inclusão de uma Nota Fiscal, esta deverá ser exibida imediatamente na lista de notas fiscais cadastradas;
O sistema deve solicitar que o usuário confirme a exclusão de uma Nota Fiscal;
Após a exclusão de uma Nota Fiscal, esta deverá ser eliminada imediatamente da lista de Notas Fiscais;
O sistema não deve salvar uma nota fiscal de VENDA se o valor total ou a quantidade total dos itens forem iguais a 0 (zero);
Não devem ser permitidas datas de emissão ou de entrega anteriores a 7 (sete) anos em relação à data corrente;
Não devem ser permitidas datas posteriores à data corrente;
Não deve ser permitida data de emissão posterior à data de entrega;
Não devem ser permitidos valores além daqueles pré-definidos para o Modelo e a Natureza de operação;
O sistema não deve permitir o cadastro de notas com o mesmo número, modelo, série e número de inscrição do produtor.
Nenhuma informação adicional.