O sistema libera o acesso para uma determinada funcionalidade de acordo com o perfil do usuário, o objetivo dessa documentação e informar o que cada perfil de usuário pode acessar ou alterar no sistema.
O Diario.Web possui alguns perfis de acesso ao sistema, são eles:
| Funcionalidade | Administrador | Secretário | Pedagogo | Professor | Aluno |
| Visualizar diários gerados | X | X | |||
| Visualizar diários não gerados | X | X | |||
| Visualizar revisão de diários | X | X | |||
| Visualizar diários encerrados | X | X | |||
| Visualizar diários desvinculados | X | X | |||
| Visualizar diários desbloqueados | X | X | |||
| Gerar diários | X | ||||
| Excluir diários | X | ||||
| Encerrar diários | X | ||||
| Bloquear períodos do diário | X | ||||
| Desbloquear períodos do diário | X | ||||
| Download do diário | X | ||||
| Incluir observações em vários diários | X | ||||
| Incluir aviso | X | ||||
| Marcar aviso como lido | X | ||||
| Alterar frequência | X | ||||
| Alterar falta inicial | X | X | |||
| Alterar nota inicial | X | ||||
| Alterar nota | X | ||||
| Alterar dados do período letivo | X | ||||
| Alterar dados de avaliação | X | ||||
| Excluir dados de avaliação | X | ||||
| Alterar conteúdos | X | ||||
| Alterar observações | X | ||||
| Alterar conceitos da ficha descritiva | X | ||||
| Incluir aula | X | ||||
| Incluir aula por período | X | ||||
| Excluir aula | X | ||||
| Excluir aula por período | X | ||||
| Alterar aula | X | ||||
| Incluir várias frequências | X |
Caso alguma funcionalidade não esteja nessa lista, seu acesso é liberado para todos os usuários, bastando apenas que o mesmo esteja logado no sistema.
Em todas as operações que envolvem alteração das informações de um diário gerado, o sistema verifica se o usuário que está tentando realizar a operação tem acesso ou não para alterar as informações do diário. Ou seja, além de verificar se o usuário é do perfil professor, o sistema também verifica se o usuário pode alterar as informações do diário.
Isso é feito comparando o e-mail do usuário logado com o e-mail do professor que está vinculado ao diário.
Caso o e-mail comparado seja o mesmo do usuário logado o sistema irá liberar a operação de alteração, caso não, irá apresentar uma mensagem alertando ao usuário que o mesmo não tem acesso para executar a operação.