Especificação Funcional: Operações tributáveis apuração

A apuração manual dos valores pode ser feita individualmente para cada operação importada, conforme descrito abaixo no cadastro de VAFs.

Para ver os dados detalhados de cada empresa, o usuário deverá selecionar a empresa na tela principal e acionar a ferramenta que abre a tela de apurações. Esta tela reúne todos os dados de uma empresa. Através dela o usuário poderá verificar os resultados de cada ano, consultar e editar os VAFs importados, saldos em estoque, apurações mensais por CFOP e as notas fiscais importadas do SPED.

O usuário pode também fazer a apuração automática de várias empresas no grid de operações tributáveis. Para isso ele deve primeiro filtrar as empresas para as quais recalcular os valores apurados e acionar a ferramenta de recálculo do VAF. O sistema irá processar os VAFs de todas as empresas filtradas e apresentar um relatório contendo:

• Razão social da empresa
• Inscrição estadual
• Tipo de VAF (1, 2, 3 ou 4)
• Ano base
• Valor total declarado
• Valor total apurado, após o recálculo
• Diferença entre o declarado e o apurado

A tela de apurações deve exibir, no topo, os dados da empresa que está sendo trabalhada. Junto a esses dados deve existir um botão que permita ao usuário editar os dados dessa empresa.

O cadastro de empresas do módulo de Operações tributáveis não tem vínculo com o cadastro de empresas do sistema. Essas empresas são cadastradas quando os VAFs são importados para o sistema. Uma empresa não pode ser incluída diretamente no sistema. Porém, seus dados podem ser alterados a qualquer momento.

Os dados das empresas referentes a qualquer tipo de operação serão salvos uma única vez para cada empresa. Quando uma operação for importada, a inscrição estadual e o CPF/CNPJ da respectiva empresa serão comparados com as empresas existentes. Caso um dos campos coincida com uma empresa cadastrada, a operação em questão será vinculada à empresa existente.

Os campos em comum que serão salvos nas empresas são:

A UF e o nome do município serão obtidos pelo código IBGE do município vinculado.

Na alteração de uma empresa, ao menos a inscrição estadual ou o CPF/CNPJ são necessários. Qualquer um dos dois documentos deve ser válido se for preenchido.

No caso de pessoas físicas, como acontece com produtores rurais, pode haver mais de uma inscrição cadastral para cada CPF. A apuração será feita individualmente para cada cadastro. Não é possível fazer o mesmo com CNPJs.

Exemplo: se um produtor tiver duas inscrições, será considerado como dois contribuintes distintos. Ele terá dois cadastros, podendo ter o mesmo CPF em cada um deles, porém cada um com uma inscrição estadual.

Os e-mails, quando informados, devem ser endereços válidos.

A data de início da atividade, quando preenchida, não pode ser uma data futura.

A data de inativação, quando preenchida, não pode ser anterior à data de início da atividade.

Atividade principal

A atividade principal da empresa deve ser definida para que o sistema seja capaz de realizar as apurações corretamente. Ao importar as operações tributáveis, esse campo virá em branco, pois essa informação não existe no arquivo. Logo, o preenchimento desse dado fica por conta do usuário. O campo deve apresentar uma lista com todas as atividades cadastradas nos tipos de empresa nas configurações do sistema.

Ao salvar o cadastro da empresa, a atividade só será obrigatória se esta empresa tiver declarado algum VAF 1.

Quando a atividade principal de uma empresa for alterada, o sistema deverá alertar o usuário sobre a necessidade de recalcular os valores apurados.

Empresas inativas

Uma empresa que está inativa deve continuar a exibir os valores normalmente. Seus registros apenas serão exibidos em uma cor diferente no grid.

Se uma empresa for marcada como inativa, o usuário é obrigado a informar a data da inativação. Esta data não pode ser futura.

Cada tipo de dados deve ser separado e exibido nas seguintes abas:

• Resultados: deve exibir os resultados da empresa, de forma resumida, para cada VAF.
• VAF: deve exibir os registros de cada VAF correspondente à empresa.
• Saldos em estoque: deve exibir os saldos em estoque da empresa, apurados através do SPED.
• Apurações mensais: deve exibir os valores mensais apurados através do SPED, agrupados por CFOP.
• Notas fiscais: deve exibir as notas fiscais importadas do SPED, correspondentes à empresa.

A aba de resultados deve exibir os resultados da empresa em um ano específico, que consistem em comparar os valores informados pela empresa com os valores apurados pelo usuário e calcular as diferenças entre esses valores.

O sistema deve permitir que o usuário escolha um ano numa lista que deve conter todos os anos para os quais os valores dos VAFs foram importados ou cadastrados manualmente.

Para cada VAF o sistema deve exibir:

• Valores declarados: valores declarados à SEFAZ pela empresa.
• Valores apurados: valores apurados pelo usuário.
• Diferença: diferença entre o valor declarado e o valor apurado pelo usuário

Cada empresa pode declarar qualquer um dos VAFs, ou todos eles, em um mesmo ano.

A aba de ajustes deve exibir os resultados da empresa em um ano específico, que consistem em comparar os valores informados pela empresa com os valores apurados pelo usuário e calcular as diferenças entre esses valores.

O sistema deve permitir que o usuário escolha um ano numa lista que deve conter todos os anos para os quais os valores dos VAFs foram importados ou cadastrados manualmente.

Para cada VAF o sistema deve exibir:

• Valores declarados: valores declarados à SEFAZ pela empresa.
• Valores apurados: valores apurados pelo usuário.
• Diferença: diferença entre o valor declarado e o valor apurado pelo usuário

Cada empresa pode declarar qualquer um dos VAFs, ou todos eles, em um mesmo ano.

VAF 1

Os valores correspondentes ao VAF 1 devem ser detalhados de acordo com os campos presentes na DOT do ES.

O resumo dos “Valores declarados” (resultado) pode ser obtido através da importação da lista das DOTs para um ano base específico ou pode ser informado manualmente pelo usuário. Os dados detalhados, entretanto, só serão informados manualmente, através da digitação de cada valor contido em cada DOT. Os campos exibidos nesse VAF devem ser os mesmos contidos nas DOTs e devem estar na mesma ordem, com as mesmas descrições encontradas no documento.

A apuração dos valores da coluna “Valores apurados” será realizada pelo sistema, através das notas fiscais e saldos importados do SPED, mas esses valores poderão também serem modicados pelo usuário.

O cálculo dos valores da coluna “Diferença” deve ser realizado pelo sistema, sempre que a apuração for realizada.

VAF 2, 3 e 4

Os VAFs 2, 3 e 4 não possuem dados detalhados, nem existe uma forma automatizada conhecida de apurar esses valores automaticamente com base nos dados do SPED. Logo, o valor declarado desses VAFs pode ser obtido através da importação da lista das DOTs, porém os valores apurados terão que ser informados manualmente pelo usuário.

O cálculo dos valores da coluna “Diferença” deve ser realizado pelo sistema, sempre que a apuração for realizada.

Provisório ou definitivo

Os registros provisórios devem ser usados para os cálculos apenas quando não houver um registro definitivo para o mesmo ano base/VAF. Caso haja um registro definitivo para o ano/VAF em questão, o registro provisório deve ser ignorado (mas não deve ser excluído do sistema).

A aba VAF na tela de apurações deve exibir a lista de VAFs importados ou informados manualmente para a empresa sendo visualizada. Cada registro deve corresponder a um ano base, um VAF (1, 2, 3 ou 4) e um tipo (provisório/definitivo).

Os registros dessa lista devem ser obtidos, em sua maioria, através da importação dos dados disponibilizados pela SEFAZ. Entretanto, o sistema deve permitir a inclusão/alteração/exclusão manual desses registros.

O sistema deve exibir uma coluna para cada campo da DOT. Nesse caso, apenas os registros correspondentes ao VAF 1 terão valores nesses campos. Os VAFs 2, 3 e 4 terão valores apenas na coluna “Resultado”, devendo as demais permanecerem em branco (nulo).

Regime de tributação

Cada registro pode trazer o regime de tributação adotado pela empresa no ano base correspondente à declaração dos valores. Esse regime será utilizado durante a apuração dos valores pelo sistema, bem como poderá servir como orientação para o usuário nas apurações manuais. Este campo estará em branco quando um registro for importado e pode ser informado na inclusão ou alteração de qualquer VAF.

Caso especial: Regime de tributação Simples Nacional

Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional não terão seus arquivos importados, portanto seus valores apurados deverão ser informados manualmente. O faturamento anual deverá ser obtido do site da Receita Federal, Portal Simples Nacional (que as prefeituras têm acesso) e colado no campo 08 - Vendas, transferências e devoluções internas.

A legislação em vigor determina que o VAF 1 (lucro) dessas empresas é de 32%, portanto devemos considerar como despesas, para apurar o resultado, 68% do valor informado como Receita Anual.

Para as empresas no Regime de Tributação SIMPLES NACIONAL, ao informar manualmente o valor apurado nos campos 08, 09 e 10 (Vendas) o sistema deve calcular 68% das vendas informadas e preencher automaticamente com esse valor o campo 02 - Compras, transferências e devoluções do Estado.

Situação da apuração

Cada registro deve trazer um campo para que o usuário informe a situação da apuração dos valores daquele VAF/ano base. O sistema não deverá trazer valores predefinidos ou realizar qualquer tipo de validação baseado nesse campo: sua finalidade é apenas auxiliar o usuário na organização do seu trabalho.

Anexos

O usuário poderá anexar arquivos a cada operação. Estes arquivos podem ser documentos utilizados na apuração do VAF em questão ou outros que o usuário queira anexar.

O sistema deve dar a opção de incluir, excluir, salvar e visualizar anexos.

Cada registro terá os seguintes campos:

Todos os campos referentes a valores de entradas e saídas correspondem aos campos que constam no espelho da DOT, conforme arquivos gerados pela SEFAZ-ES. O anexo abaixo é um exemplo de DOT com estes cálculos.

Espelho da Declaração De Operações Tributáveis - DOT

As entradas são a soma do estoque inicial, entrada de produção rural e compras.

As saídas são a soma do estoque final e das vendas.

O valor da DOT é dado pelo total de saídas menos o total de entradas. Calculando esta diferença, o sistema poderá indicar o valor total da operação e confrontar estes valores com os informados pelas empresas no SPED fiscal.

O total de entradas, o total de saídas e o valor total são campos calculados não poderão ser editados pelo usuário. Quando o usuário alterar qualquer um dos outros campos referentes aos valores, o sistema deve recalcular automaticamente os totais.

Segundo os relatórios gerados pela SEFAZ-ES, a origem pode ser:

• DOT/Ano Base, DOT/Substituída ou DOT/Recuperada
• Simples Nacional
• Recurso
• SICOP/Produtor ou SICOP/NFE

Em outras UFs, os documentos de operações tributáveis podem ter outros nomes. Por isso o sistema deve aceitar qualquer nome para a origem, apesar de suportar atualmente somente a importação dos relatórios do ES.

Como cada UF pode fazer a totalização por VAFs diferentes, uma mesma empresa pode ter mais de um VAF. Por isso é importante identificar a qual VAF se refere cada valor registrado.

Na lista de VAFs o usuário deve ter a opção de incluir, alterar, excluir e visualizar os valores dos VAFs.

Quando o usuário acionar a opção para incluir um novo registro o sistema deve exibir um menu popup para que o usuário selecione se quer incluir valores para o VAF 1 ou para o VAF 2, 3 ou 4.

Na alteração ou visualização de um VAF o sistema deve identificar qual tipo de VAF foi selecionado e abrir a tela correspondente.

Ao incluir ou alterar um VAF, o sistema não deve permitir registros duplicados para cada empresa, ou seja, como o mesmo ano, VAF e tipo de índice.

Durante a alteração, sempre que o usuário alterar algum campo que pode afetar a apuração, o sistema vai mostrar uma mensagem de alerta informando que a alteração pode afetar os valores apurados. Estes campos são: ano base, regime de tributação, tipo de índice e VAF (este último, no caso dos VAFs 2, 3 e 4).

Assim que qualquer alteração for salva nos valores de algum VAF, tanto a lista de VAFs na guia VAF, quanto a lista de anos base na guia Resultados deve ser atualizadas com os dados mais recentes.

VAF 1

Na tela de cadastro do VAF 1 o sistema deve apresentar os campos:

• Ano base
• Origem
• Regime de tributação
• Tipo de índice
• Valores declarados (um campo para cada campo da DOT do ES)
• Valores apurados (um campo para cada campo da DOT do ES)
• Situação da apuração
• Observações

Na inclusão todos os valores devem vir em branco. Se o usuário alterar um VAF que foi importado, somente o valor total declarado estará preenchido, além do ano base, origem e tipo de índice, que são definidos na importação.

VAF 2, 3 e 4

No cadastro do VAF 2, 3 ou 4 o sistema deve apresentar os campos:

• Ano base
• Origem
• Regime de tributação
• VAF (2, 3, ou 4)
• Tipo de índice
• Valor declarado
• Valor apurado
• Situação da apuração
• Observações

É pelo campo VAF que o sistema vai identificar qual VAF está sendo incluído ou alterado.

Nesta tela o sistema registra somente os valores totais (resultados) declarados e apurados.

Apuração do VAF 3

A conferência dos valores apurados do VAF 3 pode ser feita por duas fontes:

• pelos valores agregados importados do SPED, como descrito abaixo, para as empresas que tiverem adquirido mercadorias de produtores rurais;
• pelas notas fiscais de produtor cadastradas no sistema.

A apuração pelas notas fiscais será feita apenas manualmente quando o usuário acionar o botão para recalcular o valor apurado. O sistema deve recuperar o valor total das notas fiscais:

• De venda;
• Emitidas pela mesma inscrição;
• Transmitidas com sucesso;
• Associadas aos lotes do ano igual ao ano base do VAF em questão.

A aba de saldos em estoque deve exibir os saldos iniciais em estoque da empresa, para cada ano base (apenas um registro por ano). Esses saldos serão utilizados para comparar o saldo apurado com o saldo declarado pelas empresas. Os saldos serão obtidos através da importação dos dados do SPED, porém o sistema deve permitir que o usuário cadastre esses valores manualmente.

O usuário poderá consultar, incluir, alterar, visualizar e excluir os saldos cadastrados.

Cada registro terá os seguintes campos:

O estoque inicial não deve ser negativo nem maior que 9.999.999.999,99.

Na inclusão ou alteração não pode haver dois saldos em estoque para uma mesma empresa num mesmo ano.

O usuário não poderá alterar o campo Origem. Ele deve ser preenchido automaticamente com o valor “MANUAL” se o cadastro for feito manualmente, ou com “SPED” se o registro for importado de um arquivo. Qualquer registro vindo do SPED também será automaticamente salvo como “MANUAL” se o usuário alterá-lo.

Toda vez que um valor do saldo em estoque for salvo manualmente ou por importação, o sistema deve atualizar os VAFs já cadastrados para a mesma empresa:

• Cada VAF 1 do mesmo ano do saldo em estoque terá o valor do estoque inicial apurado igual ao valor do estoque;
• Cada VAF 1 do ano anterior ao ano do saldo em estoque terá o valor do estoque final apurado igual ao valor do estoque, se o regime de tributação naquele ano for MEI ou Simples Nacional.

Para fazer a importação o usuário precisa informar o ano base e selecionar o arquivo do SPED contendo os dados do estoque.

O valor do saldo importado será sempre o saldo inicial do ano base. O sistema deve obter o valor do estoque do registro H005 (totais do inventário).

O ano poderá ser informado pelo usuário mas será sugerido pelo sistema com base no período da escrituração, ou seja, pela data final lida do registro 0000. Quando o usuário selecionar o arquivo, o sistema deverá preencher automaticamente o ano de acordo com os dados do arquivo. Vai prevalecer o ano informado pelo usuário.

Serão feitas as mesmas validações do cadastro manual, com exceção de que os registros duplicados devem ser tratados de forma diferente:

Caso já exista algum registro para a mesma empresa e mesmo ano base que o registro a ser importado, o usuário deverá confirmar se deseja ou não sobrescrever o valor do saldo. Em caso afirmativo, o registro existente deve ser excluído antes que o novo registro seja inserido. Em caso negativo, nada será importado.

A importação não poderá ser feita:

• Quando o arquivo selecionado não pertencer à empresa para a qual os dados estão sendo importados. Isso vai ser assegurado comparando os documentos (CPF/CNPJ ou IE) da empresa cadastrada e do arquivo SPED.
• Quando o município da empresa, conforme o registro 0000 do arquivo, não corresponder ao município usuário do sistema.

Atualizar dados da empresa na importação

Ao importar o saldo em estoque, o sistema deve atualizar os dados da empresa para manter o cadastro atualizado com os dados do SPED. Isto porque o SPED muito provavelmente tem dados mais corretos que os relatórios da SEFAZ que, muitas vezes, não tem dados básicos como a razão social ou o CNPJ.

Porém, a importação não deve sobrescrever os campos que já estiverem preenchidos no cadastro da empresa se estes campos não constarem no arquivo importado.

Os seguintes campos da empresa devem ser importados do registro 0005 do SPED:

• CEP;
• Logradouro;
• Número;
• Complemento;
• Bairro;
• Telefone da empresa;
• E-mail da empresa.

Além do e-mail do contador que virá do registro 0100.

E-mails inválidos não devem impedir a importação das notas fiscais. O sistema deverá informar o usuário sobre os possíveis erros de validação dos e-mails e continuar a importação normalmente.

Também podem ser importados arquivos XML de notas fiscais eletrônicas. Estes arquivos podem ser usados para complementar os dados que possam estar faltando nos arquivos do SPED. Na mesma tela que lista as notas fiscais na tela de apuração, onde o usuário fizer a importação do SPED, também deve haver a opção de importar as NFe's.

O sistema deve permitir selecionar mais de um arquivo XML para importação de uma só vez. O sistema deve validar se cada arquivo pertence à empresa selecionada e se a nota fiscal já consta no banco de dados. Somente as notas existentes serão importadas. O critério para verificar se uma notas já existe no banco de dados e a chave de acesso.

Caso a nota já exista no sistema, os seguintes campos deverão ser atualizados, caso estejam em branco:

• Dados do transportador
• Tipo de frete (modalidade)
• Dados do remetente
• Dados do destinatário
• Destino da operação

Os itens da nota importada também devem substituir os itens da nota correspondente existente no banco de dados.

Essa aba deve exibir todos os documentos fiscais da empresa, de entrada e saída, importadas dos arquivos do SPED, as últimas notas importadas primeiro. Cada registro deve representar um item do documento fiscal. Logo, um único documento fiscal pode gerar várias linhas, uma para cada item. Os dados comuns (número da nota, chave de acesso, …) devem se repetir em todos os itens.

Não haverá entrada manual de dados. Todas os documento fiscais serão inseridas por importação. Para isso o usuário deve acessar a guia de documento fiscais e acionar a opção de importação. O arquivo deve pertencer à empresa sendo mostrada na tela. Somente os documentos regulares e complementares poderão ser importadas.

Junto ao grid de documento fiscais o usuário deve ter as mesmas ferramentas que já existem nos grids das telas principais de cada módulo: ocultar colunas, ordenar e pesquisar registros, imprimir e exportar o conteúdo do grid. Também deve ser possível criar e combinar diferentes filtros.

Os sistema deve salvar as colunas ocultas para que o usuário veja sempre as mesmas colunas toda vez que acessar essa guia.

Ao importar os documentos fiscais, o sistema deve atualizar os dados da empresa para manter o cadastro atualizado com os dados do SPED.

A importação não poderá ser feita:

• Quando o arquivo selecionado não pertencer à empresa para a qual os dados estão sendo importados. Isso vai ser assegurado comparando os documentos (CPF/CNPJ ou IE) da empresa cadastrada e do arquivo SPED.
• Quando o município da empresa, conforme o registro 0000 do arquivo, não corresponder ao município usuário do sistema.

Estes são os campos dos documentos fiscais e seus campos correspondentes nos arquivos do SPED (conforme a última versão suportada do layout do SPED):

Nota fiscal:

Na listagem de notas fiscais, junto com o CFOP deve estar também a descrição da natureza de operação correspondente, conforme a tabela predefinida de CFOPs do sistema.

Itens da nota fiscal:

Observações:

• O código do município será usado para recuperar o nome e a UF do município na tabela de municípios do IBGE.
• Os campos que tem mais de um registro do SPED associado são os que precisam de dados presentes em várias partes do arquivo, como é o caso dos dados do emitente ou destinatário, que ficam em um registro específico (0150).
• A chave de acesso é obrigatória. Uma nota fiscal não poderá ser importada se não tiver esse campo preenchido.
• A chave de acesso não deve ter mais que 44 caracteres;
• Os nomes do emitente, do destinatário e do transportador não devem ter mais de 120 caracteres;
• As UFs do do emitente, do destinatário e do transportador não devem ter mais de 2 caracteres;
• Os municípios UFs do do emitente, do destinatário e do transportador não devem ter mais de 50 caracteres;
• O código NCM de cada item das notas não devem ter mais de 20 caracteres;
• A unidade de medida de cada item das notas não devem ter mais de 6 caracteres;
• O nome do produto de cada item das notas será truncado se ultrapassar 80 caracteres.

De acordo com o valor do campo COD_SIT dos registros C100, o sistema deverá determinar se cada documento deve ou não ser importado.

Os documentos nas seguintes situações não devem ser importados:

• Cancelado (extemporâneo ou não) - códigos 02 e 03
• Denegado - código 04
• Numeração inutilizada - código 05
• Documento Fiscal emitido com base em regime especial - código 08

A aba de apurações mensais deve exibir as movimentações da empresa, agrupadas por CFOP, mês e ano. Essas apurações devem ser feitas com base nos dados do SPED e o sistema não deve permitir operações manuais (inclusão/exclusão/alteração).

O CFOP e o valor serão retirados dos registros analíticos do SPED: C190, C390 e C490.. O mês e o ano serão retirados da data de emissão ou data de entrada/saída dos documentos fiscais.

Nas notas de entrada, a data usada será a data de entrada/saída. Nas notas de saída, a data de emissão.

Aqui o usuário poderá gerenciar somente dados do Sped - EFD ICMS IPI referentes a documentos fiscais emitidos.

Antes de serem importados, os valores lidos dos arquivos deverão ser agrupados por CFOP, mês e ano, já que um mesmo CFOP pode aparecer em vários registros analíticos do mesmo documento fiscal. Caso já exista algum registro cadastrado com a mesma combinação destes campos, o sistema deve substituir o valor anterior pelo valor calculado no momento da importação.

No grid de apurações mensais o usuário deve ter as ferramentas: ordenar e pesquisar registros, imprimir e exportar o conteúdo do grid. Também deve ser possível criar e combinar diferentes filtros e agrupar por Ano base, mês ou CFOP.

Cada registro terá os seguintes campos:

Junto com o CFOP deve estar também a descrição da natureza de operação correspondente, conforme a tabela predefinida de CFOPs do sistema.

As seguintes validações serão feitas ao importar os dados:

• O valor da operação deve estar entre -9.999.999.999,99 e 9.999.999.999,99;
• O CFOP deve ser somente numérico;
• O mês de apuração deve ser um mês válido;
• O ano de apuração deve ser positivo;

Durante a importação das notas fiscais o sistema deve ler também, quando presente no arquivo, os registro 1400 do SPED, que são referentes as valores agregados por município, sendo utilizados para subsidiar cálculos de índices de participação.

Para cada registro 1400, são considerados os campos 03-Município e 04-Valor. Somente os valores do município usuário do sistema devem ser importados.

Os valores devem ficar registrados em uma guia à parte “Valores agregados” e contabilizados por ano base e mês de apuração.

Após importados todos os registros, o sistema deve atualizar os valores de VAF 3 para a respectiva empresa de acordo com o ano base das operações já salvas.

Na tela de inclusão e alteração do VAF 3 deve haver um botão para atualizar os valores apurados usando os valores agregados que foram importados.