Na tela principal o sistema deve apresentar o grid com a lista de empresas cadastradas.
Uma empresa, para ser exibida no grid, precisa que seus valores de VAF sejam informados no sistema através de importação.
O usuário pode escolher entre duas visões.
Mostra somente os dados básicos de cada empresa e a soma dos valores por empresa e VAF.
Cada empresa pode ter até 4 registros no grid, de acordo com os valores de VAF declarados (VAF 1, 2, 3 ou 4).
Para as empresas que tem VAFs definitivo e provisório importados, o valor do VAF definitivo de cada ano é que deve ser considerado. O provisório só será contabilizado quando não houver VAF definitivo.
O sistema deve mostrar os valores do ano corrente e dos cinco anos anteriores. Entretanto, os dados de anos anteriores aos seis últimos devem ser mantidos.
Para cada empresa/VAF o sistema deve exibir 3 colunas para cada ano listado:
Mostra dados mais detalhados das empresas, listando também cada VAF importado, seja definitivo ou provisório, com seu valor total declarado, apurado e a diferença entre os dois.
Os valores exibidos no grid correspondem sempre ao resultado de cada VAF, independente se seus dados são detalhados (VAF1) ou resumidos (VAF2, 3 e 4).
Todas as operações básicas de um grid do sistema (filtros, ordenação, ocultar/exibir colunas) devem funcionar no grid de Operações tributáveis.
Mostra somente os dados básicos de cada empresa e a soma dos valores por DECLAN.
Cada empresa pode ter até 2 registros no grid, de acordo com os valores de DECLAN declarados (VAF 1, 2).
Para as empresas que tem DECLANs definitivo e provisório importados, o valor do DECLAN definitivo de cada ano é que deve ser considerado. O provisório só será contabilizado quando não houver DECLAN definitivo.
O sistema deve mostrar os valores do ano corrente e dos cinco anos anteriores. Entretanto, os dados de anos anteriores aos seis últimos devem ser mantidos.
Para cada empresa/DECLAN o sistema deve exibir 3 colunas para cada ano listado:
Na tela principal o usuário deve ter a opção de mesclar empresas duplicadas. A duplicação pode acontecer quando os registros de VAFs forem importados e a mesma empresa aparecer em um ou mais arquivos com documentos totalmente diferentes. Neste caso não é possível identificar que se tratam da mesma empresa. Cabe ao usuário decidir quais empresas mesclar.
Ao selecionar uma empresa na tela de consulta, o sistema deve mostrar a tela de mesclagem de empresas contendo os dados da empresa selecionada e uma lista que vai conter as empresas a serem mescladas com ela. Esta lista já deve vir preenchida com todas as outras empresas cujo nome/razão social comece com o nome da empresa selecionada, ou vice-versa.
O usuário pode incluir outras empresas nesta lista fazendo uma consulta à lista de empresas cadastradas, e pode também excluir uma empresa que esteja na lista de empresas a serem mescladas. Nesta lista, o usuário deve ter a opção de marcar quais empresas farão parte da mesclagem.
Uma empresa não pode ser mesclada com ela mesma, nem pode aparecer duas vezes na lista de mesclagem.
Ao mesclar as empresas, o usuário deve confirmar se quer prosseguir com a operação. Em caso afirmativo, o sistema deve dar ao usuário 2 opções.
Na primeira opção, o sistema deve transferir para a empresa de destino todos os VAFs que não coincidam com os VAFs que ela já tem. Aqueles que coincidirem, comparando o ano base, o tipo de VAF e o tipo de índice, deve ter seus valores somados aos VAFs correspondentes na empresa de destino.
Na segunda opção, a empresa de destino continua com seus VAFs originais.
Os documentos devem ser mesclados com o seguinte critério: caso a empresa de destino tenha o documento (inscrição estadual ou CPF/CNPJ) cadastrado, o documento será copiado da primeira empresa de origem.
Os saldos em estoque das empresas de origem devem ser transferidos para a empresa de destino, com exceção daqueles que tenham o mesmo ano base naquela empresa.
O mesmo vale para as notas fiscais mas, neste caso, o critério de comparação é a chave de acesso.
Após salvar os cadastros na empresa de destino, os VAFS, saldos em estoque e notas fiscais das empresas de origem que não tiverem sido transferidos para outra empresa devem ser excluídos, junto com o cadastro da própria empresa de origem.
Pela tela principal, o usuário poderá importar dados do VAF de arquivos gerados a partir dos relatórios da SEFAZ-ES ou de outros estados.
As instruções para acessar os relatórios da SEFAZ - ES e gerar os arquivos estão do anexo abaixo:
Geagro - exportação de relatórios do IPM - ES
Assim ele poderá cadastrar de uma vez os dados de vários contribuintes para um mesmo ano base. Para isto o usuário deve informar o tipo de importação (regulares, omissos, negativos ou zerados), o ano base, o tipo de índice (definitivo ou provisório) e escolher um arquivo com os dados.
O sistema deve alertar quando o arquivo estiver em uso por outro programa.
Para todos os formatos, exceto o DECLAN, O arquivo deverá estar em formato texto (CSV) com valores separados por vírgula e com um registro por linha. A primeira linha deve ter os nomes dos campos presentes no arquivo. A codificação do arquivo deve ser ANSI ou Windows-1252.
Antes de iniciar a importação, o usuário deve confirmar se quer importar o arquivo selecionado. Nesta confirmação o sistema deve informar:
Para todos os tipos de importação de dados do ES listados abaixo, o sistema sempre deve mesclar os registros duplicados no arquivo, gerando um único registro com a soma dos valores dos registros mesclados. Um registro será considerado duplicado no arquivo quando tiver o mesmo número do documento e o mesmo valor para o campo Origem.
Ao final da importação, em casos de erros de validação, o sistema deve mostrar um relatório com os erros encontrados durante a leitura dos arquivos para que o usuário possa identificar quais dados geraram os erros.
Os dados são retirados dos relatórios da SEFAZ: Composição de VAF (1/2/3/4) por município (exceto o relatório do VAF 3 SICOP).
São necessários pelo menos estes campos:
Existe a possibilidade de importar outros dados cadastrais do contribuinte a partir do arquivo.
Quando algum dos seguintes campos estiver presente no arquivo e com algum valor preenchido, o respectivo campo no cadastro da empresa deverá ser atualizado:
Observações:
1. Para o VAF da produção rural, no caso das notas fiscais eletrônicas de produtor rural (Espírito Santo):
2. Para o VAF 3 referente às notas de produtor emitidas manualmente (Espírito Santo):
3. No arquivo, a origem Simples Nacional estará representada como “SN”.
4. Quando o campo INSCRICAO contiver realmente a inscrição estadual da empresa, caso a empresa já exista no sistema, o número do CPF/CNPJ existente deverá ser mantido.
Durante a importação, dos valores correspondentes à DOT, somente o valor total vai ser preenchido pois é o único que consta no relatório gerado pela SEFAZ. O usuário deverá digitar manualmente esses valores a partir do arquivo PDF com o espelho da DOT da respectiva empresa. Isto será feito no cadastro manual de VAFs especificado abaixo.
5. Para a importação de contribuintes que apresentaram DOT, é importante que o nome da coluna não tenha espaço ao final do texto, sendo que deve ser exatamente como descrito anteriormente.
Os dados são retirados do relatório da SEFAZ: “Relatório de Contribuintes Omissos de apresentação de DOT”.
São necessários pelo menos estes campos:
O usuário também deverá informar o campo Origem para que seja preenchido em todas as operações importadas do arquivo.
Os dados são retirados do relatório da SEFAZ: “Relatório de Contribuintes que apresentaram DOTs com inconsistências”.
São necessários pelo menos estes campos:
O usuário também deverá informar o campo Origem para que seja preenchido em todas as operações importadas do arquivo.
No caso da importação dos omissos, negativos ou zerados, o sistema deve criar ou substituir um registro de VAF 1 do ano base informado na importação, para cada empresa, e informado a condição no campo “Situação da apuração”.
O valor total do VAF 1 depende da condição de cada empresa. Zerados terão o valor 0,00 e o negativos terão o valor -0,01.
Os relatórios de composição do VAF, usados para importar os valores declarados da SEFAZ-ES, tem somente um dos documentos de cada empresa. Os dados do Relatório de Contribuintes Omissos de PGDAS-D podem ser usados para completar o cadastro das empresas, já que ele contém tanto a inscrição estadual quando o CNPJ das empresas.
A importação deste relatório não gera nem atualiza valores de VAFs no sistema.
Para importar os dados deste relatório o arquivo de importação deve ter as colunas “INSCRIÇÃO” e “CNPJ”.
Para a importação destes dados, o usuário precisa escolher o tipo específico de importação que ele deseja fazer ao acionar a importação de dados e escolher o arquivo a ser importado.
As empresas que constarem no arquivo de importação mas não estiverem cadastradas no sistema não serão incluídas.
Sempre que um arquivo é importado, o sistema deve verificar se os dados que estão sendo importados já existem no sistema. Se já existirem, o sistema deve confirmar se o usuário quer realmente substituir os valores existentes pelos novos valores que estão sendo importados.
O tipo de índice também precisa ser levado em conta ao realizar a importação/reimportação: um valor só deve ser substituído por um novo caso o tipo de índice seja o mesmo. Caso sejam diferentes, um novo registro deve ser criado. Entretanto, para cada ano base, apenas dois registros devem ser mantidos: um provisório e outro definitivo.
Portanto, para verificar se um valor deve ser substituído o sistema deve comparar estes campos:
Para usuários do Estado do Rio de Janeiro, é possível importar arquivos da DECLAN, declaração anual do IPM, que é feita naquele estado.
Os arquivos da DECLAN podem ser importados pela mesma tela que faz a importação do VAF, através da tela principal. Na tela de importação o usuário deve selecionar DECLAN como o tipo de importação, tipo de índice e selecionar um arquivo.
A leitura dos dados é feita de acordo com o layout disponibilizado pela SEFAZ-RJ.
Cada arquivo pode conter os dados dos contribuintes de somente de um município ou de todos os municípios do Estado. Independente do conteúdo do arquivo, o usuário poderá escolher se quer importar todos os municípios ou somente um município específico.
Para isso o usuário deve selecionar um arquivo DECLAN válido e o sistema deve mostrar a lista dos municípios encontrados no arquivo. O usuário poderá escolher um municípios ou “TODOS” para fazer a importação.
Os dados importados podem ser consultados pela visão DECLAN na tela principal do módulo.
Estes são os campos e os registros lidos:
Registro 1:
Registro 2:
Registro 3:
Para usuários do Estado do Rio de Janeiro, é possível importar arquivos do DECRED. Estes arquivos contém dados sobre as vendas com cartão de crédito e servem como uma fonte de informação para ser comparada com o total de saídas declarado por cada empresa.
Os arquivos do DECRED podem ser importados pela mesma tela que faz a importação do VAF, através da tela principal. Na tela de importação o usuário deve selecionar DECRED como o tipo de importação e selecionar um arquivo.
O arquivo deve estar em formato CSV, separado por vírgulas, na codificação Windows-1252, e deve conter colunas com os seguintes títulos:
Cada arquivo do DECRED contém dados de uma empresa.
O sistema irá usar o CNPJ para identificar a empresa cadastrada ou inseri-la quando não existir, e depois somar os valores de todas as operações contidas no arquivo para cada VAF 1 que a empresa tiver declarado. Em seguida o sistema deve atualizar o campo “Vendas com cartão” de cada VAF 1 com o valor somado.
Os critérios para somar os valores do DECRED são:
O total calculado a partir do DECRED é cumulativo, ou seja, será sempre somado ao valor que já estiver no campo “Vendas com cartão”. Isto porque os arquivos do DECRED são gerados mensalmente para cada empresa mas a totalização deve ser por ano.
Para usuários do Estado do Rio de Janeiro, é possível importar arquivos do EFD, que equivalem às apurações mensais.
Os arquivos do EFD podem ser importados pela mesma tela que faz a importação do VAF, através da tela principal. Na tela de importação o usuário deve selecionar EFD como o tipo de importação e selecionar um arquivo.
O arquivo EFD deve estar em formato CSV, separado por vírgulas, na codificação Windows-1252, e deve conter colunas com os seguintes títulos:
O sistema irá usar a inscrição estadual ou CPF/CNPJ para identificar a empresa cadastrada ou inseri-la quando não existir, e depois vincular a ela os registros de apurações mensais, um para cada registro do EFD, usando o ano, o mês, o CFOP e o valor da operação.
Depois de salvar as apurações mensais, o sistema deve atualizar automaticamente os valores apurados das respectivas empresas, de acordo com os CFOPs configurados nos tipos de empresa, com o ano base e regime de tributação de cada operação e com a atividade de cada empresa.