Planejamento de serviços

Esta funcionalidade permite planejar os serviços a serem executados num determinado período e acompanhar o andamento do que foi planejado.

Um planejamento define os serviços que deverão ser executados num dado período de tempo. Uma vez feito o planejamento, pode-se acompanhar o seu andamento pela interface de consulta de planejamentos. Na medida que os serviços forem registrados pelo cadastro de atendimentos, os planejamentos correspondentes deverão ser atualizados automaticamente de acordo com os parâmetros definidos.

Cada planejamento tem um total previsto, um total solicitado e um total executado.

• O total previsto é definido no momento da criação do planejamento e corresponde à soma dos valores ou das quantidades de todos os serviços planejados.
• O total solicitado representa todos os serviços registrados em atendimentos mas ainda sem data de execução.
• O total executado representa os serviços realmente executados (com data de execução).

Estes totais podem ser valores ou quantidades dos serviços, dependendo do controle da execução escolhido pelo usuário.

Um planejamento deve definir um ou mais serviços a serem acompanhados. Pode definir também um ou mais pontos de atendimento e um ou mais atendimentos. Para cada um destes pontos, deve ser informado um ou mais serviços associados. Pode haver ainda um ou mais atendimentos vinculados a cada planejamento.

Cada planejamento terá os seguintes parâmetros:

Um planejamento também pode ser cadastrado pelo módulo de pontos de atendimento. Na tela de consulta, os pontos filtrados pelo usuário deverão ser usados para iniciar o cadastro de um novo planejamento, vinculando automaticamente os pontos de atendimento filtrados no grid ao novo planejamento.

O usuário poderá planejar por quantidade do serviço, por valor total ou por data. Para isto, cada serviço planejado deverá ser configurado no planejamento como débito ou crédito, indicando se deve ser acrescentado ou diminuído no saldo total do planejamento o valor registrado a cada atendimento. Pode ainda ser definido um estado específico de cada serviço a ser acompanhado. Se for informado um estado, somente quando um serviço for prestado naquele estado é que o planejamento será atualizado.

Cada serviço planejado tem os seguintes dados:

O total previsto de um planejamento é calculado pela soma algébrica dos totais previstos de cada serviço planejado:

  Soma dos totais previstos dos serviços de crédito - soma dos totais previstos dos serviços de débito

Cada ponto de atendimento deve ter uma lista contendo ao menos um serviço. Somente os serviços já inclusos no planejamento podem ser selecionados para serem vinculados a cada ponto de atendimento. Para cada serviço dentro desdes pontos, o usuário poderá definir um limite, que se refere à quantidade atendida ou ao valor total do serviço nos atendimentos.

Também deve ser possível vincular atendimentos a um planejamento. Em cada planejamento, o usuário poderá escolher entre selecionar atendimentos específicos ou filtrar pelo número dos atendimentos.

Atendimentos específicos

O usuário pode adicionar um ou mais atendimentos já cadastrados à lista de atendimentos de um planejamento. A cada atendimento incluído num planejamento, os serviços solicitados/atendidos também devem ser incluídos.

Mas os serviços não necessariamente devem estar relacionados com os atendimentos. O usuário pode incluir serviços que não pertençam aos atendimentos planejados. Como a lista de atendimentos é mais restrita que a lista de serviços, se houver no planejamento algum serviço que não foi registrado em nenhum dos atendimentos do mesmo planejamento, ele não será considerado para a execução do planejamento. Caso isto ocorra, o sistema deve exibir um alerta quando o usuário alterar ou visualizar o planejamento cadastrado.

Pelo número do atendimento

Selecionando esta opção o usuário pode informar um ou mais valores alfanuméricos correspondentes aos números dos atendimentos. Para um determinado atendimento ser considerado como parte do planejamento em questão, seu número deve ser igual ou começar com algum dos números definidos no planejamento. Usando esta opção, até mesmo os atendimentos que vierem a ser cadastrados podem ser vinculados sem a necessidade de alterar o planejamento.

Cada atendimento registrado contribui para atualizar a porcentagem executada dos planejamentos que correspondam aos serviços prestados.

Os planejamentos devem ser atualizados de acordo com o tipo de saldo configurado para cada serviço planejado, aumentando ou diminuindo a porcentagem executada. Nos planejamentos por quantidade deve ser usado o campo “Quantidade atendida” dos serviços. Nos planejamentos por valor o campo é o “Valor total”. Nos planejamentos por data, o período planejado deve ser comparado com a data corrente para determinar

Quando um serviço é excluído de um atendimento, o planejamento também deve ser atualizado desfazendo o efeito da sua inclusão. O mesmo quando o atendimento é excluído.

Quando um serviço é trocado por outro num atendimento, o serviço anterior deve ser descontado e o novo serviço contabilizado.

Exemplo:

Para um planejamento definido com as datas de 01/01/2016 a 30/06/2016, com quantidade prevista de 100 horas, para um serviço “MÁQUINAS”, do tipo “crédito”,

um atendimento contendo este serviço, executado em 20/04/2016 com 15 horas deverá aumentar a quantidade executada do planejamento em 15 unidades.

Se este mesmo serviço for alterado para 16 horas, o planejamento sofrerá um acréscimo de mais 1 unidade.

Se a data de execução do serviço for alterada para uma data em branco ou fora do período do planejamento, a quantidade do serviço deixará de ser contada como executada no planejamento.

O mesmo acontece se o serviço for excluído do atendimento ou o próprio atendimento for excluído.

O usuário pode acompanhar o andamento dos planejamentos pela tela de consulta. Na visão “Planejamentos”, devem ser exibidos somente os campos do planejamento. Na visão “Planejamentos x Serviços”, devem ser exibidos os detalhes do planejamento e dos serviços planejados.

Neste caso, tanto o serviço quanto os ponto de atendimento registrados em cada atendimento, quanto os atendimentos em si devem ser comparados com o que foi planejado para acompanhar a execução do planejamento.

Para acompanhar o andamento do planejamento, o mesmo deverá apresentar a porcentagem solicitada e a porcentagem executada — quantidade ou valor — que já foi executada.

Ambas as visões devem exibir o total previsto e as porcentagens solicitada e executada de cada planejamento ou serviço, dependendo da visão selecionada.

A porcentagem executada deve ser calculada da seguinte forma:

(soma das quantidades atendidas dos serviços de crédito - soma das quantidades atendidas dos serviços de débito) / total previsto do planejamento * 100

(soma dos valores totais dos serviços de crédito - soma dos valores totais dos serviços de débito) / total previsto do planejamento * 100

quantidade de dias decorridos desde a data inicial do planejamento / quantidade de dias totais no planejamento * 100

Caso especial: quando a data inicial do planejamento for futura, a porcentagem deverá ser 0 (zero).

soma das quantidades atendidas do serviço / total previsto do serviço * 100

soma dos valores totais do serviço / total previsto do serviço * 100

• Acompanhar a execução do planejamento por itens (serviços) e por período. Relatório de acompanhamento do planejamento
• Acompanhar a execução do planejamento por pontos de atendimento. Relatório de acompanhamento do planejamento

• O nome do campo Tipo e as mensagens relacionadas devem ser personalizados de acordo com a secretaria do usuário ativo, quando aplicável. Isto vale para as telas de consulta e de cadastro.

• Na tela de consulta de planejamentos as informações de cada item deverão ser atualizadas toda vez que um planejamento for incluído, alterado ou excluído;
• O sistema deve colorir cada planejamento de acordo com seu estado;
• Planejamentos próximos do vencimento devem considerar o número de dias informado no campo Dias para considerar próximo do vencimento.
• Com o controle de execução por data, as porcentagens solicitada e executada nunca devem ultrapassar 100%.

• A data inicial não poderá ser maior que a data final.
• O campo tipo de exibir todos os valores cadastrados anteriormente.
• Um planejamento deverá conter ao menos um serviço cadastrado.
• Um serviço só pode ser vinculado uma vez em cada planejamento;
• Um ponto de atendimento só pode ser vinculado uma vez em cada planejamento;
• Um atendimento ou número de atendimento só pode ser vinculado uma vez em cada planejamento;
• O sistema deve permitir incluir números de atendimentos num planejamento mesmo quando não houver nenhum atendimento cadastrado com o número desejado.
• Todos os pontos de atendimento incluídos num planejamento devem ter ao menos um serviço vinculado.
• Um serviço vinculado a um ponto de atendimento não pode ser alterado ou removido do planejamento.
• O total previsto de cada serviço deve ser positivo.
• O limite definido para um serviço num ponto de atendimento deve ser um número positivo ou zero.
• A opção para criar um novo planejamento a partir dos pontos de atendimento só deve estar habilitada se o usuário tiver acesso ao módulo de planejamentos e à opção de incluir um planejamento.
• Na lista de anexos não pode haver arquivos com nomes duplicados, mesmo que tenham sido abertos de pastas diferentes;
• Os nomes dos anexos salvos devem comportar o limite máximo de caracteres permitido pelo sistema operacional;
• Ao incluir ou alterar um serviço no cadastro de atendimentos, o sistema deve alertar o usuário caso o serviço tenha atingido ou ultrapassado o limite definido em algum planejamento:
  • O limite vai ser verificado em relação à quantidade atendida ou ao valor total, dependendo do controle de execução definido em cada planejamento;
  • Basta que um dos valores seja igual ou superior ao limite para exibir o alerta;
  • O limite a ser considerado é a soma de todos os limites definidos para o serviço em questão em todos os planejamentos nos quais o serviço se enquadrar segundo os critérios abaixo.

Cálculo da porcentagem:

• Planejamento com um único serviço: as porcentagens solicitada e executada devem ser iguais para o serviço e para o planejamento
• Planejamento com um ou mais serviços: as porcentagens solicitada e executada deve seguir os cálculos descritos na seção Acompanhamento da execução

A listagem de serviços atendidos correspondentes a um planejamento e seus totais é exibida:

• na guia Serviços na tela de cadastro de planejamentos
• no relatório de planejamentos, tanto na primeira parte do relatório, quanto na lista de serviços por ponto.

Influenciam nesta listagem:

• Período do planejamento
• Controle da execução
• Total previsto de cada serviço
• Tipo de operação de cada serviço (débito/crédito)
• Data de acompanhamento de cada serviço
• Status de cada serviço no planejamento
• Pontos de atendimento vinculados ao planejamento e seus serviços
• Atendimentos ou números de atendimentos vinculados

Na lista de planejamentos, os registros deverão ser identificados por cores de acordo com o estado de cada planejamento em relação à sua data final:

• A vencer: planejamentos que não estão próximos do vencimento (cor preta);
• Próximos do vencimento: planejamentos ainda não vencidos mas com vencimento dentro do intervalo de dias definido no campo Dias para considerar próximo do vencimento (cor laranja);
• Vencidos: data final anterior à data atual (cor vermelha);

• O serviço planejado deve ser o mesmo que foi atendido;
• Quando definido no planejamento, o ponto de atendimento deve ser o mesmo informado no atendimento. Caso contrário, todas as ocorrências do serviço são contabilizadas;
• Quando definido no planejamento, umas destas opções deve ser respeitada, dependendo da opção do usuário:
  • O atendimento onde foi registrado o serviço deve ser exatamente um dos atendimentos vinculados ao planejamento
  • Ou seu número deve começar com algum dos números informados no planejamento;
• Quando o planejamento não faz referências a atendimentos, todas as ocorrências do serviço são contabilizadas. Um serviço planejado que não faça parte dos atendimentos planejados não será considerado;
• A data informada no atendimento deve estar entre as datas inicial e final do planejamento, inclusive.
  • Pode ser a data de cadastro do atendimento ou a data de execução do serviço, conforme a data de acompanhamento definida para cada serviço no planejamento;
  • Quando a data de execução não for definida no atendimento, o serviço não será contabilizado se esta for a data de acompanhamento;
  • Para o cálculo da porcentagem solicitada, é considerada a data do cadastro do atendimento.
• Quando o status do serviço for definido no planejamento, somente os serviços atendidos no mesmo status serão contados. Caso contrário, todas as ocorrências do serviço são contabilizadas.

• Antes de imprimir o relatório, na inclusão ou alteração de um planejamento, o sistema irá perguntar se o usuário deseja salvar o cadastro. Caso o usuário confirme, são feitas todas as validações e, se não houver nenhum erro, a impressão é iniciada.