Especificação funcional: Cobrança

O módulo de recuperação de crédito representa uma alternativa objetiva para avaliação de carteiras de crédito. Ele oferece cadastro e acompanhamento de uma ou mais carteiras de crédito possibilitando a configuração de cada carteira de acordo com suas necessidades. Através dessa flexibilidade o usuário poderá cadastrar quantas carteiras necessárias de acordo com cada tipo ou grupo de clientes. O módulo possui ainda um gráfico de inadimplência que demonstra os índices de inadimplência pontual e médio de acordo com o período selecionado nas configurações do sistema.

O módulo de cobrança tem como principal objetivo auxiliar o responsável pelas operações de cobrança a gerenciar os títulos em atraso e registrar de forma unificada todas as ações relacionadas. Através deste módulo o usuário poderá:

• Definir as pessoas e títulos a serem cobrados;
• Definir as regras de cobrança;
• Definir e acompanhar todas as ações de cobrança;
• Emitir relatórios à respeito das atividades de cobrança;

O sistema deve administrar as cobranças em grupos denominados “Carteiras de cobrança”. Cada carteira de cobrança irá administrar um grupo de pessoas e títulos distinto, que será selecionado a partir das regras de cobrança, definidas formalmente durante a criação da carteira. A opção por agrupar os títulos em carteiras específicas ao invés de reunir todos em um só local se deve ao fato de que, geralmente, existem políticas de cobrança diferentes dentro de uma mesma empresa. Entretanto, caso o usuário queira controlar todos os títulos em atraso em um só local, basta que ele crie apenas uma carteira de cobrança, com regras suficientemente abrangentes para que todos os títulos façam parte dessa carteira.

A cada dia o módulo de cobrança deverá percorrer os dados dos títulos do sistema e, de acordo com as regras previamente definidas, incluir ou remover pessoas e títulos das diversas carteiras existentes. Uma vez inserida em uma carteira, uma pessoa irá receber contatos, e-mails, telefonemas ou outras ações de cobrança. O sistema deverá contar com mecanismos para registro das ações de cobrança realizadas, bem como o agendamento das próximas ações.

Para auxiliar o responsável pelas cobranças, o sistema deverá contar com a emissão de diversos relatórios, com dado relevantes sobre as pessoas e títulos a serem cobrados, ações de cobrança já realizadas, ações a realizar, entre outras.

Ao acessar o módulo de cobrança, o usuário deverá visualizar uma lista com as carteiras de cobrança já criadas. Cada carteira deverá exibir:

• Nome: nome único utilizado para identificar a carteira;
• Descrição: breve descrição sobre o propósito e/ou as regras da carteira;
• Pessoas: quantidade de pessoas na carteira;
• Títulos: quantidade de títulos na carteira;
• Valor em carteira: soma do valor de todos os títulos na carteira.

Além da lista de carteiras já existentes, o sistema deverá permitir que o usuário, através da tela principal, execute as seguintes ações:

• Incluir carteira: cria uma nova carteira de cobrança no sistema;
• alterar carteira: permite alterar os dados da carteira e suas regras;
• excluir carteira: remove uma carteira de cobrança do sistema;
• gerenciar carteira: abre a carteira para que seu conteúdo seja gerenciado e as ações de cobrança sejam realizadas;
• agenda de cobrança: permite visualizar a agenda de cobrança de todas as carteiras de forma unificada.

Uma carteira de cobrança é um grupo de títulos ou pessoas com características semelhantes que foram selecionados e agrupados para sofrer alguma ação de cobrança. Como a política de cobrança pode variar de acordo com o título/pessoa o sistema permite o cadastro de várias carteiras de cobrança com n regras para atender os mais variados sistemas de cobrança de uma empresa.

Um título só poderá compor uma carteira de cobrança, ele não deverá compor mais carteiras para que a ação de cobrança não seja executada mais de uma vez para a pessoa.

O índice de inadimplência é um gráfico que exibe a taxa de inadimplência em um determinado período. Esse índice é calculado com base na diferença entre as datas de vencimento e pagamento dos títulos e com a quantidade de dias em atraso que deve ser usada como referência para que um título seja considerado no cálculo (configurável). Suas informações deverão ser calculadas e agrupadas por mês.

O gráfico índice de inadimplência registra a quantidade de títulos ainda não pagos e títulos já pagos com atraso através dos índices pontual e médio.

• O índice pontual deve medir a inadimplência em um mês específico através da razão entre o total de títulos com vencimento no mês e o total desses títulos que são considerados como “inadimplentes”. Para isso, o sistema deve considerar a data de vencimento do título para identificar em qual mês ele deve ser computado e a data de pagamento (ou a data atual, para títulos não pagos) para verificar se o título deve ser considerado ou não no cálculo.
• O índice médio deve medir a tendência de variação do índice no tempo. Para isso, o sistema deve calcular a média aritmética dos doze últimos índices pontuais apurados (onze anteriores + o atual).

O sistema deve considerar apenas meses em que o índice está fechado, ou seja, os meses em que seu último dia, somado com a quantidade de dias em atraso (configurável), resulte em uma data menor do que a data atual.

O período de apuração de inadimplência pode ser configurado pelo usuário através das opções:

1. Últimos 6 meses: últimos seis meses, contados a partir do último mês fechado;
2. Últimos 12 meses: últimos doze meses, contados a partir do último mês fechado;
3. Ano corrente: de Janeiro do ano atual até o último mês fechado do ano.

O sistema deve considerar todos os títulos cadastrados, independente se os títulos estiverem ou não em uma carteira de cobrança, mesmo que a carteira esteja configurada para não exibir os títulos no cadastro de Títulos.

O sistema deve considerar apenas uma casa decimal para os índices pontual e médio. Os valores com mais casas decimais devem ser arredondados.

O sistema deve contar com a opção de imprimir o índice de inadimplência. Esse relatório deve trazer o gráfico do índice, conforme é exibido na tela e, abaixo do gráfico, um resumo dos meses que compõem o período selecionado, conforme o modelo abaixo:

Origem dos dados

1. Período: mês inicial e final exibido no gráfico + período selecionado no gráfico;
2. Gráfico: o mesmo gráfico exibido na tela;
3. Mês: nome do mês por extenso + ano;
4. Índice pontual: índice de inadimplência pontual do mês;
5. Índice médio: índice de inadimplência médio do mês;
6. Total dos títulos com vencimento no mês: soma dos títulos com vencimento no mês;
7. Total dos títulos inadimplentes: soma dos títulos considerados em atraso, conforme as configurações do sistema (independente se foram pagos ou não);
8. Total ainda não recebido: títulos com vencimento no mês que ainda não foram recebidos (o sistema deve considerar todos os títulos cadastrados, independente se os títulos estiverem ou não em uma carteira de cobrança, mesmo que a carteira esteja configurada para não exibir os títulos no cadastro de Títulos).

O sistema deve contar com a opção de imprimir a agenda de cobrança. Esse documento deve trazer todas as ações agendadas (que ainda não foram realizadas), de todas as carteiras, organizadas por data e hora, conforme o modelo a seguir:

Uma carteira de cobrança é um grupo de títulos com características semelhantes, que foram selecionados e agrupados para sofrerem alguma ação de cobrança. Essas carteiras deverão ser criadas de acordo com as políticas de cobrança do usuário, de modo a facilitar e direcionar diferentes ações de cobrança em cada uma delas.

Ao definir uma carteira de cobrança, além de informar seu nome e descrição, o usuário deverá definir as regras de inclusão de títulos nesta carteira. As regras de inclusão são uma lista de pré requisitos para que o sistema seja capaz de incluir e excluir títulos automaticamente da carteira.

As regras de uma carteira não devem ser obrigatórias. O sistema deve considerar que uma carteira sem regras definidas é uma carteira manual, ou seja, o próprio usuário deverá inserir e remover os títulos dessa carteira. O sistema também não deve trabalhar com carteiras mistas, ou seja, carteiras com títulos incluídos automaticamente e manualmente.

Ao criar uma carteira o usuário deverá ter a opção de informar se os títulos dessa carteira devem ou não ser exibidos no cadastro de títulos. Caso o usuário opte por não exibir os títulos, o sistema deverá desconsiderar todos os títulos da carteira nos seguintes locais:

• Cadastro de Títulos (grid);
• Movimentações de contas - plano de contas (grid);

Para voltar a exibir esses títulos normalmente, o usuário terá que removê-los da carteira ou desativar essa opção na carteira onde esses títulos estão inseridos.

As regras de uma carteira de cobrança definem os critérios para que o sistema seja capaz de identificar os títulos em atraso automaticamente e incluí-los na carteira. Uma carteira pode ter quantas regras forem necessárias e todas têm o mesmo peso (não existe uma regra mais importante do que a outra).

Cada regra deve ter um critério, que pode ou não ter um valor associado, conforme a tabela a seguir:

O sistema deve impedir que o usuário adicione mais de uma regra com o mesmo critério na mesma carteira, assim como deve impedir que regras que se anulem sejam adicionadas (especificamente as regras relacionadas à data de vencimento, boletos, contratos e valor).

O sistema provê uma forma de processamento de carteiras automáticas em segundo plano, ou seja o usuário utiliza o sistema enquanto o sistema vai processando as regras das carteiras.

Esse processamento ocorre na inicialização do sistema e todas as vezes que um título for incluído ou alterado no sistema. A exclusão de um título exclui o título da carteira em que ele se encontra sem que haja necessidade de processamento de carteiras.

O sistema deverá excluir todos os títulos de todas as carteiras que não forem manuais. Após a exclusão o sistema verifica quais os títulos que possuem as seguintes condições:

• Tipo: Crédito;
• Data de pagamento: Inexistente;
• Pessoa do título: Não deve ser isenta de cobrança;
• Data de vencimento: Deve ser menor que a data atual;
• Título: O título não deverá estar em nenhuma carteira;
• Regras: O sistema verifica os critérios informados na carteira para ver se algum título se encaixa para entrar na carteira.

A gestão da carteira de cobrança é o local onde o usuário irá obter as informações necessárias para realizar a cobrança e também o local onde poderá registrar as ações de cobrança realizadas, bem como agendar novas ações de cobrança.

As seguintes informações devem ser exibidas ao abrir a gestão de carteiras:

• Nome da carteira: o nome da carteira deve ser exibido no topo do formulário;
• Lista de pessoas: o sistema deve exibir uma lista com todas as pessoas que possuem algum título na carteira, consolidando, para cada uma delas, as seguintes informações:
  • Dados pessoais: nome, endereço e telefone da pessoa;
  • Títulos: quantidade de títulos em carteira;
  • Valor: soma do valor dos títulos na carteira;
  • Ações: quantidade de ações de cobrança já realizadas;
  • Próxima ação: data da próxima ação de cobrança agendada para aquela pessoa. Caso a data da próxima ação for anterior a data atual o sistema deverá exibir três traços na linha de descrição da data e a data deverá ficar em branco. As descrições possíveis de acordo com a data serão Hoje, Amanhã, Dia da semana(caso seja dois dias depois na mesma semana), Próxima semana e Mês.
• Valor total da carteira: Soma do valor de todos os títulos da carteira;

Caso a carteira seja manual (sem regras automáticas de inclusão de títulos), o sistema deve exibir um botão para que o usuário possa incluir um título manualmente na carteira. Esse botão deve dar acesso à tela de seleção de títulos, onde o usuário poderá procurar o título desejado. Apenas títulos que ainda não estão em alguma carteira deverão ser exibidos na tela de localização.

Para facilitar a seleção, a tela de localização deve exibir apenas títulos a receber ainda não baixados. Após a seleção dos títulos, o sistema deverá incluir os títulos que ainda não estiverem na carteira e ignorar os títulos que foram selecionados, mas já foram incluídos na carteira anteriormente.

A inclusão de títulos também deve ser permitida ao abrir os títulos específicos de uma pessoa da carteira. Entretanto, como a lista de pessoas é criada dinamicamente através dos títulos que já fazem parte da carteira, ao menos o primeiro título de uma pessoa deve ser incluído diretamente através da tela de gestão de carteiras.

Para as carteiras que possuem regras automáticas de inclusão de títulos, os títulos só deverão ser incluídos automaticamente com base nessas regras. Os títulos que entrarem em uma carteira não poderão entrar em outra.

As ações de cobrança são as atividades realizadas para negociar o pagamento dos títulos em atraso de uma pessoa, tais como contatos telefônicos, envio de e-mails, protesto de títulos, entre outras.

Essas ações devem ser registradas para que qualquer usuário que tenha acesso à carteira possa conhecer o histórico de cobranças, as próximas ações a serem realizadas (agendadas) e, se for o caso, continuar o processo.

As seguintes informações devem ser exibidas ao abrir uma pessoa da carteira de cobrança:

• Dados da pessoa: os dados pessoais e os dados de contato da pessoa.
• Ações de cobrança: o sistema deve exibir uma lista com todas as ações de cobrança já realizadas, bem como as ações que apenas foram agendadas. Essa lista deve estar ordenada por data, em ordem decrescente (da mais recente para a mais antiga);
• Títulos nessa carteira: uma lista dos títulos daquela pessoa que fazem parte da carteira de cobrança;
• Todos os títulos em aberto: uma lista de todos os títulos em aberto da pessoa, independente de fazerem ou não parte de uma carteira de cobrança.

O usuário poderá incluir quantas ações de cobrança forem necessárias em uma carteira, para cada pessoa que possuir títulos nessa carteira.

As seguintes informações devem ser informadas ao incluir uma ação de cobrança:

• Situação: a situação da ação de cobrança (agendada ou realizada);
• Data e hora: a data e hora em que a ação foi realizada ou para a qual ela será agendada;
• Ação: descrição detalhada da ação realizada;
• Resposta: descrição da resposta do devedor após sofrer a ação de cobrança (o preenchimento desse campo deve ser opcional).

A alteração das ações de cobrança deve ser permitida a qualquer momento, independente da ordem em que se encontram. O usuário poderá, inclusive, mudar a situação da ação (de agendada para realizada ou vice versa) sempre que necessário, sem qualquer tipo de validação. A exclusão das ações também poderá ser realizada sem nenhum critério.

O sistema deve exibir, em uma aba específica, todos os títulos da pessoa que foram incluídos na carteira de cobrança.

As seguintes informações devem ser exibidas na lista de títulos em carteira:

• Código: o código do título no sistema;
• Número: número do título;
• Histórico: histórico do título;
• Emissão: data de emissão do título;
• Vencimento: data de vencimento do título;
• Dias em atraso: quantidade de dias em que o título está em atraso (data atual - data de vencimento);
• Valor: valor do título;
• Total: a soma dos valores de todos os títulos da lista.

O sistema deve permitir a visualização de um título através do clique duplo sobre um item da lista.

Caso a carteira seja manual (sem regras automáticas de inclusão de títulos), o sistema deve exibir um botão para que o usuário possa incluir um título manualmente na carteira. Esse botão deve dar acesso à tela de seleção de títulos, onde o usuário poderá procurar o título desejado.

Para facilitar a seleção, a tela de localização deve exibir apenas títulos a receber ainda não baixados da pessoa em questão. Após a seleção dos títulos, o sistema deverá incluir os títulos que ainda não estiverem na carteira e ignorar os títulos que foram selecionados, mas já foram incluídos na carteira anteriormente.

Da mesma forma, o sistema deverá permitir a exclusão de um título da carteira sem nenhum critério ou regra de validação.

Para as carteiras que possuem regras automáticas de inclusão de títulos, essas opções não devem estar disponíveis (os títulos só deverão ser incluídos e excluídos automaticamente, com base nessas regras).

O sistema deve exibir, em uma aba específica, todos os títulos em aberto da pessoa que está sendo cobrada.

As seguintes informações devem ser exibidas na lista de títulos em aberto:

• Código: o código do título no sistema;
• Número: número do título;
• Histórico: histórico do título;
• Emissão: data de emissão do título;
• Vencimento: data de vencimento do título;
• Dias em atraso: quantidade de dias em que o título está em atraso (data atual - data de vencimento);
• Valor: valor do título;
• Carteira: o nome da carteira de cobrança onde o título está inserido, se houver;
• Total: a soma dos valores de todos os títulos da lista.

O sistema deve permitir a visualização de um título através do clique duplo sobre um item da lista.

Deve ser criada uma seção nas configurações do sistema para o módulo de cobrança. Nela, deve haver um campo para que o usuário possa informar a quantidade de dias após o vencimento que será considerada para definir que um título está “inadimplente”. Essa configuração será usada no cálculo do índice de inadimplência.

No cadastro de pessoas, na aba Informações adicionais, deve ser inserido um campo para indicar que os títulos de uma pessoa não devem ser incluídos em carteiras de cobrança. Caso essa opção esteja ativa, o sistema deve ignorar os títulos dessa pessoa ao processar as carteiras automáticas. Em carteiras manuais, caso o usuário tente incluir um título dessa pessoa, o sistema deve exibir uma mensagem de alerta, porém não deve impedir sua inclusão.